Gestión de relaciones con proveedores (SRM)
Gestión de relaciones con proveedores (SRM)
Axional ERP/SRM va más allá de la simple automatización de procesos, potenciando los procesos de gestión de compras y suministros. Permite la incorporación de los aspectos de relaciones con proveedores con la máxima flexibilidad, facilitando la toma de decisiones mediante la disponibilidad de la información oportuna en cada momento.
Mediante funcionalidades como flujos de trabajo y de documentos configurables, con la minimización de requisitos en la introducción de información y capacidades de gestión multinacional y multidivisa, simplificará la gestión de los procesos y circuitos, reduciendo los pasos innecesarios que disminuyen su eficiencia.
Dispondrá de una plataforma que abarca todas las fases de un circuito de compras de manera sencilla: incorporación de las condiciones comerciales de proveedores, ofertas y gestión de contratación, creación de órdenes de compra, recepción y facturación de la mercancía o servicio y reflejo económico-financiero de la operación (contabilidad general, imputaciones analíticas, registro de impuestos, cartera de pagos, etc.).
Asimismo, Axional ERP/SRM está integrado con otros módulos, tales como Logística, Importaciones, Ventas y Mantenimiento. Por ejemplo, a partir del registro de una entrada por aprovisionamiento, se activa el proceso de alta en stock; o bien, en un grupo de empresas, una venta de una empresa a otra del mismo grupo de empresas, genera el documento reflejo en compras de ésta última; así como desde una orden de trabajo de mantenimiento. De igual forma, se integra con Contabilidad Financiera y Cuentas a pagar, para el reflejo contable de las compras y gestión de pagos.
Características
Las características principales a resaltar son:
Axional ERP/SRM abarca la definición completa de los proveedores o acreedores para facilitar, entre otros aspectos: las condiciones comerciales relativas a precios y descuentos, los procesos de compras, la gestión de relaciones (referencias o personas de contacto), o el almacenamiento de toda la información que se genera en las comunicaciones con ellos.
La información que completa la definición de un proveedor agiliza el alta de un documento de compras, automatizando los requerimientos de información relevante desde un punto de vista administrativo (direcciones, datos bancarios y condiciones de pago), así como asignación de divisa, condiciones comerciales, representante, transportista habitual, central de pagos, etc.
Axional ERP/SRM proporciona la flexibilidad necesaria para considerar todas las características funcionales de las condiciones comerciales pactadas con sus proveedores y acreedores. Incluye la definición completa de tarifas de precios, descuentos, bonificaciones y rápeles a la compra.
La definición de tarifas permite especificar intervalos de vigencia y días de la semana de aplicación; así como orden de prioridad y divisa. Los precios, descuentos y bonificaciones pueden especificarse en base a escalados por rangos de cantidades de compra. Asimismo, la aplicación de tarifas permite:
- Posibilidad de establecer tarifas en función (o con independencia) de formatos de presentación y subclasificación del artículo.
- Aplicación de relaciones de conversión de unidades sobre precios.
- Flexibilidad para establecer si los precios de las tarifas incluyen el IVA.
- Posibilidad de informar precios netos, obviando la aplicación de descuentos.
- Estimación de conceptos de costes (Escandallo, Base PVP, etc.) desde las propias tarifas.
El alta de tarifas puede activarse a partir de la aceptación de ofertas de proveedores, de modo que los precios informados en estas ofertas se integran automáticamente como una nueva tarifa de compras con la misma vigencia que la oferta, y prioridad superior a la de las otras tarifas vigentes del mismo proveedor.
Descuentos
La definición de tarifas de precios es ampliamente flexible, a nivel de tipo de documento, destino del suministro, proveedor, o artículo. Con ese mismo orden de prioridad, se contempla la definición de tarifas de descuentos, tanto de aplicación general como restringida a familias de artículos, que permiten determinados parámetros o condiciones, tales como:
- Secuencias de descuentos aplicados sobre precio base o en cascada, o combinaciones de ambos.
- Descuento según porcentaje, importe fijo, o regalo.
- Canal y período de liquidación.
- Desglose de la aplicación del descuento en distintos conceptos de coste.
- Liquidación de descuentos en albaranes de coste diferenciados.
- Definición flexible de flujos documentales de circuitos de compras. Permiten obtener y restringir las relaciones de cualquier documento con sus posibles orígenes y destinos.
- Automatización de las actividades repetitivas de compra para que los peticionarios puedan elegir artículos desde catálogos online o utilizando modelos pre-configurados.
- Circuito automático de los procesos de aprobación de compras.
- Capacidad para crear órdenes de compra, directamente desde solicitudes de suministro, o bien licitaciones mediante concursos y ofertas de proveedores.
- Hojas de trabajo para los compradores, que les permiten acceder a los archivos históricos de órdenes de compras, obtener la rentabilidad de cada proveedor, e información de referencia de sus contactos.
- Vinculación de varios contratos, cuentas, proyectos y localizaciones de recepción, con una única solicitud u orden de compra de una línea de productos.
Axional ERP/SRM dispone de un módulo específico para facilitar la gestión de las adjudicaciones de las compras de artículos cuyo aprovisionamiento es susceptible de ser precedido de procedimientos de ofertas y adjudicación.
Este entorno dispone de múltiples funcionalidades que agilizan estos procesos y facilitan el acceso a la información relevante de la gestión de concursos de compras. En este sentido, la gestión de ofertas de proveedores permite a la organización y el seguimiento completo del ciclo de oferta, valoración comparada, y adjudicación con la consiguiente alta de tarifas, catálogo y decisión de compra.
Se abarcan funcionalidades relevantes de concursos tales como:
Realizar la selección de artículos para los que se les generará el concurso no solo a nivel específico por código identificador de artículos, si no también obteniendo dicha selección de manera automática en base a la definición de criterios de selección múltiples que pueden complementarse entre sí, tales como familia, tipo, clasificación, fabricante; aplicados asimismo como criterios de exclusión.
- Generación automática de líneas de concurso en base a los artículos que cumplan la condición o condiciones de selección definidas.En la generación de líneas de concurso se calcula el consumo previsto para el período de vigencia. Para ello se tiene en cuenta el consumo medio obtenido a partir de las estadísticas de consumos de los artículos seleccionados. El consumo medio se obtiene en base a la metodología de cálculo seleccionada, cuya configuración puede adaptarse según las características de consumo de los artículos del concurso.
Selección de los proveedores para los que se generarán las ofertas del concurso mediante criterios de selección específicos, de manera análoga a los artículos. Bien a partir de códigos de proveedor, o según otros parámetros complementarios como por ejemplo CIF, tipo, o clasificación, se permite restringir la selección de los proveedores que presentarán ofertas en el concurso, o eventualmente la exclusión de los que no se desea incluir.
- Generación automática de ofertas para los proveedores y artículos seleccionados.
- Para cada proveedor se genera una oferta inicial con los artículos del concurso, así como nuevas ofertas para los artículos que eventualmente se agreguen posteriormente.
- Inicialmente las ofertas se generan con precio 0, por lo que las líneas de oferta que dispongan de precios informados son susceptibles de ser adjudicadas.
Control de la evolución del estado del concurso, Entrado, Licitado, Adjudicado, Desierto, Finalizado; tanto a nivel global como por línea de concurso.
Adjudicación de las líneas de concurso a partir de las ofertas previamente informadas. La entidad de concursos dispone de una pantalla de selección múltiple que facilita en cada adjudicación marcar las líneas de oferta adjudicadas y eventualmente modificar las cantidades adjudicadas por proveedor.
- Previo a la adjudicación de una línea de concurso se controla que exista por lo menos una oferta registrada para la misma.
- La adjudicación puede realizarse tanto individualmente para una línea de oferta como repartiendo la cantidad propuesta inicialmente entre varias líneas de oferta.
- Asimismo, se controla que el importe total adjudicado no supere el importe propuesto por línea.
- La adjudicación de una línea de concurso es reversible mientras no se realicen pedidos sobre la misma.
La finalización del proceso de adjudicación de un concurso:
- Permite generar pedidos automáticamente a partir de las ofertas de proveedores cuyas líneas hayan sido adjudicadas, por las cantidades seleccionadas.
- La generación de los pedidos abarca la posibilidad de generar un pedido abierto o bien programación mensual en base a la estacionalidad de los productos.
- Generación de las tarifas de compras en base a los datos recibidos de los proveedores tanto adjudicatarios como solamente ofertantes.
- El sistema incorpora asimismo las referencias comerciales y descripciones ampliadas de los distintos proveedores ofertantes, tarifas, códigos EAN (dun 14, ean 13).
- Cuando se finaliza el concurso, las ofertas no adjudicadas se anulan y las líneas sin oferta pasan a situación Desiertas.
Control de cantidades e importes sobre líneas adjudicadas.
- Seguimiento de las cantidades de importe adjudicado, pedido y consumido a nivel de línea de concurso.
- Control de importe pedido vs. adjudicado por línea de concurso o a nivel agregado por Lote, o agrupación de líneas de concurso.
Referencia a Expediente en concursos de entidades del sector público.
Gestión de ofertas
La gestión de ofertas en particular incluye funcionalidades que agilizan la comunicación con proveedores y el proceso de adjudicación:
WEB Services de publicación de los artículos que se desean adquirir.
Notificación electrónica a los proveedores habituales del concurso publicado en base a categorías de proveedores.
Interfaz WEB para que el proveedor se conecte directamente al sistema a fin de informar:
- Datos de los artículos: precios, descuentos, formatos de presentación, adjuntar imágenes de los productos, documentación técnica, archivo documental, estas últimas tanto por oferta como por referencia.
- Datos del proveedor: Nombre, dirección, certificación ISO, datos de contacto, etc.
Generación de análisis comparativos de los precios ofertados por los diversos proveedores.
Notificación electrónica a los proveedores del resultado del concurso.
Axional ERP/SRM incorpora un entorno e-Procurement, amigable y accesible vía web, para que tanto proveedores como personal propio puedan generar o consultar ofertas, pedidos, o solicitudes de suministro, con opción a obtener su estado.
Este interfaz de usuario permite la generación de solicitudes y pedidos tomando como referencia
- Formularios o plantillas de consumos vigentes.
- El catálogo de artículos estructurado en base a los niveles y subniveles de familias de productos.
Permite consultar las características principales, acceso a imágenes, y visualización del stock disponible del catálogo completo de artículos.
Se integra con los circuitos y procesos de workflow de autorizaciones compras, e identifica el origen de los consumos de cara a la obtención de estadísticas en el ámbito de Análisis y Data Warehouse.
Formularios de suministro en el entorno e-Procurement
Los formularios se definen en base plantillas de consumos repetitivos que permite agilizar el proceso administrativo de las solicitudes de suministro de cada delegación / departamento.
- Los formularios pueden generarse automáticamente en base a estadísticas de consumo, y variables como período de análisis, porcentaje de seguridad, y período de consumo previsto.
- Pueden ser adaptados en función de los requerimientos y gestión del aprovisionamiento, así como ajustados para cada día de la semana, lo que permite por ejemplo particularizar los patrones de suministro de cara a fines de semana o festivos.
La definición de formularios integrada en el entorno de e-Procurement no solo proporciona a los usuarios un entorno de gran usabilidad de cara al suministro interno, sino que permite a su vez llevar a cabo un mayor control sobre los consumos de cada departamento.
- Permite particularizar, extender o integrar sus aplicaciones especificas con el ERP mediante servicios web a través de protocolo SOAP. De este modo, es posible obtener, desde una aplicación externa, información acerca de un determinado pedido, consultar el stock o disponibilidad de un artículo, etc.
- La tecnología web de Axional ERP permite conseguir una comunicación efectiva sin mediación de papeles. En la gestión de compras, la integración mediante el protocolo EDI le permite recibir pedidos de compra y generar reconocimiento de dichos pedidos, facturas u órdenes de compra.
Beneficios destacados
- Reducción de costes administrativos relacionados con la gestión de compras de mercancías y servicios, agilizando y automatizando procesos, tales como gestión de necesidades, aprobación y tramitación de pedidos, peticiones de precios y resolución de excepciones de ajustes a facturas.
- Mejora de los servicios en su organización, facilitando a los peticionarios el poder realizar sus pedidos directamente desde proveedores aprobados con acuerdos ya establecidos de precios, o proporcionando soporte a la gestión de necesidades mediante la contratación específica.
- Simplificación de la definición de ciclos complejos de procesos gracias a la diferenciación del ciclo tradicional de definición de “WorkFlows” en dos tareas independientes: el flujo documental y el flujo de autorizaciones. Entre la definición de cómo pueden evolucionar los documentos, de la definición de las validaciones, verificaciones y firmas electrónicas requeridas en cada caso, de uno o varios niveles de autorización.
- Minimización de las imputaciones manuales, reduciendo las posibilidades de errores, con la correspondiente mejora en la calidad de la información.
- Facilidad para la mejora y reingeniería de procedimientos gracias a la flexibilidad y capacidad de configuración del área.
- Incremento en el nivel de integración de los proveedores en la cadena de información de la empresa, mediante disponibilidad de la información en tiempo real en un entorno web amigable, pensado para sumar al proveedor en la cadena de valor del ciclo de compras.
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