Axional Mobile PUD

Un sistema de gestiĆ³n de recogidas y entregas basado en Androidā„¢

El sector de mensajerĆ­a y paqueterĆ­a persigue siempre mĆ©todos para reducir costes al tiempo que incrementar la fidelizaciĆ³n de los clientes, en un entorno extremadamente competitivo. La automatizaciĆ³n de procesos facilitarĆ” a estas empresas de mensajerĆ­a servir mejor a sus clientes al tiempo que reducir sus costes operativos asociados a la prestaciĆ³n de este servicio. Ambos se manifiestan como factores crĆ­ticos tanto para mantener la fortaleza de las relaciones con el cliente, como para edificar negocios provechosos a corto y largo plazo.

La labor principal de la mensajerĆ­a y paqueterĆ­a se desarrolla en un entorno dinĆ”mico ā€˜sobre la marchaā€™ por lo que resulta absolutamente crĆ­tico facilitar sobre el terreno la informaciĆ³n que necesita la flota operativa, al tiempo que se mantiene total visibilidad del proceso en el ā€˜back-officeā€™. Un sistema que proporcione estas capacidades sin duda contribuirĆ” a reducir tiempos muertos, incrementar la fiabilidad, eliminar errores en el registro de datos y en definitiva, mejorar la eficiencia operativa.

Axional PUDĀ ofrece una soluciĆ³n potente para manejar rutas de entrega. Opera en tiempo real sobre dispositivos mĆ³viles estĆ”ndar, tanto para gestionar ā€˜operaciones sobre la marchaā€™ como para servicios ā€˜puerta a puertaā€™.

El producto colma las necesidades y requisitos de su equipo sobre el terreno. Sus caracterĆ­sticas incluyen:

  • PlanificaciĆ³n de recogidas y entregas, incluso recogidas ā€˜Ad-hocā€™
  • CĆ”lculo de rutas
  • Control de paradas
  • Recibos de entrega (POD) y cadena de custodia
  • AdaptaciĆ³n al marco regulador y a los clientes
  • Control de eventos como finalizaciĆ³n, carencia o daƱos
  • GestiĆ³n de devoluciones
  • Seguimiento
  • Reportes y alertas de productividad y operacionales

 

El sistema puede operar tanto en tiempo real como en modo ā€˜off-lineā€™ y contribuye a reducir errores y pĆ©rdidas al tiempo que mejora el nivel de servicio a cliente. Su compaƱƭa puede ganar una ventaja competitiva real utilizandoĀ Axional PUD.

CaracterĆ­sticas

PlanificaciĆ³nĀ de recogidas yĀ entregas

El plan de trabajo (planificaciĆ³n de tareas)Ā  se define desde el sistema central. Este organizador se compone de una lista de Ć³rdenes de entrega (DOs) o de recogida, las cuales se incorporan automĆ”ticamente desde el sistema central de envĆ­os.

El organizador personalizado se transmite a cada dispositivo mĆ³vil especĆ­fico donde aparecen las Ć³rdenes de entrega mostrando las siguientes opciones:

  • Vista temporal organizada segĆŗn las horas previstas en las Ć³rdenes planificadas de recogida y entrega.
  • Vista geoposicional atendiendo a la direcciĆ³n fĆ­sica de entrega de cada cliente y la ruta a seguir desde la posiciĆ³n actual hasta la direcciĆ³n de destino.
  • Lista de entregas (ID y descripciĆ³n de cada envĆ­o).
  • DocumentaciĆ³n tĆ©cnica e instrucciones.
  • Notas y comentarios sobre la entrega/recogida.

 

A travĆ©s de los envĆ­os en tiempo real, el sistema permite englobar recogidas ad-hoc o clientes especĆ­ficos, y al mismo tiempo, reducir el nĆŗmero de rutas realizadas ā€˜ad-hocā€™.

 

Durante todo el recorrido el sistema conoce la posiciĆ³n geogrĆ”fica de cada dispositivo mĆ³vil. Esta informaciĆ³n es utilizada por el mĆ³dulo de planificaciĆ³n para facilitar la previsiĆ³n del trabajo diario de cada agente sobre el terreno, facilitando:

  • VisualizaciĆ³n de la ruta de cada entrega desde la propia localizaciĆ³n actual.
  • RecĆ”lculo a tiempo real de la nueva ruta cuando el conductor recibe un cambio en la programaciĆ³n de los envĆ­os.

El sistema permite a los gestores de envĆ­os convertir un servicio de tipo ā€˜a destinoā€™ en un ā€™round-tripā€™ o circularizaciĆ³n de ruta de modo dinĆ”mico, ā€˜al vueloā€™. Esto resulta especialmente Ćŗtil en industrias donde las devoluciones son muy comunes, como por ejemplo, en las entregas farmacĆ©uticas.

El sistema puede optimizar rutas mediante un algoritmo y obtener la distancia mĆ”s corta para una ruta y ofrecer asĆ­ una reducciĆ³n de costes en la ruta.

El sistema monitoriza que el conductor se detiene exactamente en la localizaciĆ³n correcta. En el punto de entrega, el conductor escanea la lista de artĆ­culos listados en la orden de entrega y recogida.Ā Axional PUDĀ confirma la direcciĆ³n, consignatario y la informaciĆ³n del artĆ­culo. La firma del destinatario se captura como comprobante del acuse de recibo. Si el destinatario no se halla disponible, el conductor puede registrar la geolocalizaciĆ³n y el momento temporal y, en caso necesario, capturar una imagen digital del punto de envĆ­o a fin de confirmar la identificaciĆ³n positiva del lugar.

La informaciĆ³n de la entrega o de la recogida se transmite al sistema central en tiempo real. Si no hay conexiĆ³n disponible,Ā Axional PUDĀ reintentarĆ” la comunicaciĆ³n tan pronto se restablezca la conectividad. De este modo, el servicio al cliente dispondrĆ” de acceso inmediato al estado del envĆ­o.

El sistema estĆ” diseƱado para aprovechar los cĆ³digos de barras. La paqueterĆ­a se etiqueta con cĆ³digos de barras o Ć©stos son escaneados para mantener en tiempo real las actualizaciones y el seguimiento.

Mediante los recibos de entrega automatizados que proporcionaĀ Axional PUD, las empresas reducirĆ”n de modo sustancial los errores de gestiĆ³n, incrementarĆ”n la productividad del conductor y mejoraran el nivel de servicio, al tiempo que mantienen mejor informados a sus clientes y al equipo operativo. El sistema permite:

  • Documentar el acuse de recibo mediante imagen o captura de firma.
  • GeneraciĆ³n completa del recibo de entrega y de la documentaciĆ³n asociada a la cadena de custodia.

 

El seguimiento ā€˜onlineā€™ de la informaciĆ³n confidencial y propietaria durante el ciclo de recogida hasta la entrega de los envĆ­os, resulta esencial para mantener la confianza del cliente.Ā Axional PUD incluye capacidades para el seguimiento de informaciĆ³n o productos de alta sensibilidad o confidenciales. El sistema conserva evidencia electrĆ³nica desde el momento en que el conductor recibe el envĆ­o, proporcionando en sus informes la evidencia necesaria para demostrar que la cadena de custodia no se ha comprometido durante el ciclo.Ā 

Cobro a la entrega (COD)

El sistema incluye la capacidad para gestionar los cobros de efectivo durante las entregas. El recibo y la factura electrĆ³nica se generan en el ā€˜back officeā€˜, permitiendo al programa la aplicaciĆ³n de ajustes de precios y descuentos adaptados a cada cliente. El sistema permite incluso facilitar al dispositivo del courier, datos de envĆ­os especiales o instrucciones concretas sobre el cliente.

La programaciĆ³n sobre el dispositivo mĆ³vil soporta el proceso de pago ā€˜on-lineā€™ y puede configurarse para aceptar mĆŗltiples tipos de medios de pago ( tarjetas, efectivo, cheques,ā€¦ ) Asimismo, incluye caracterĆ­sticas de auditoria del efectivo para determinar si el efectivo recibido se registra correctamente y el saldo coincide con el efectivo en mano y el depositado en caja. El entorno de usuario se ha diseƱado para resultar muy amigable e intuitivo, a modo de los dispositivos de Punto de Venta (POS), con el objetivo de acelerar la captaciĆ³n de los pagos.

Cumplimiento del marco regulatorio y de las guĆ­as de procedimiento

En muchos sectores, el marco normativo sobre salud y seguridad obliga que el proceso de entrega/recogida se ejecute de acuerdo con protocolos establecidos. Estos protocolos pueden ser impuestos por las exigencias reguladoras o por las propias guĆ­as de procedimiento del cliente.

Axional PUDĀ permite enviar instrucciones sobre el manejo del envĆ­o, directamente al dispositivo mĆ³vil. De este modo, guiando paso a paso su conductor, los gestores se aseguran que tanto los protocolos legales como las indicaciones de la empresa se cumplen, facilitando la supervisiĆ³n.

Durante el transcurso de las auditorĆ­as de los clientes,Ā Axional PUDĀ incluye caracterĆ­sticas que ayudan a probar que las actividades se han ejecutado conforme a las normas.

La orden de entrega o recogida que se muestra en el dispositivo mĆ³vil, facilita al conductor toda la informaciĆ³n necesaria para solucionar posibles discrepancias. Al completar la orden de entrega, el conductor podrĆ” identificar fĆ”cilmente los escaneos inexistentes.

En el caso de falta de material, el programa muestra todas las referencias equivalentes o relacionadas para la orden de entrega, posibilitando de modo fĆ”cil la identificaciĆ³n del problema y su correcciĆ³n ā€˜in situā€™.

Excedentes y daƱos resultan comunes durante la actividad;Ā Axional PUDĀ utiliza la recolecciĆ³n de datos y las tecnologĆ­as de imagen para probar el recuento y las condiciones del inventario. Tan pronto como se advierte un envĆ­o daƱado, fotos y dibujos explicativos pueden ser registrados mediante el dispositivo mĆ³vil. Asimismo, se pueden aƱadir comentarios o notas especĆ­ficas. Y la firma del destinatario se captura previniendo litigios futuros.

Si los conductores aperciben excedentes, pueden escanear los cĆ³digos de barras de los envĆ­os sobrantes y enviar la informaciĆ³n al sistema central de envĆ­os.

Mediante las soluciones de gestiĆ³n de entrega MobileTek y el ā€˜aƱadido de envĆ­os mediante escaneoā€™ los conductores pueden incorporar paquetes sobre la marcha, en cualquier etapa del ciclo de envĆ­o, entrega o circuito de devoluciĆ³n.

Axional PUDĀ ayuda a gestionar los movimientos fĆ­sicos asociados a las devoluciones por cuenta de los clientes. El sistema permite que aquellos documentos o envĆ­os que requiere ser firmados y devueltos con seguridad, se manejen adecuadamente. El conductor deberĆ” Ćŗnicamente completar la aceptaciĆ³n de la devoluciĆ³n mediante unos mĆ­nimos escaneos.

El sistema incluye tambiĆ©n las firmas para el circuito de devoluciĆ³n a fin de ofrecer la prueba sobre los artĆ­culos devueltos, en quĆ© momento son devueltos y quiĆ©n realizĆ³ la firma de no conformidad.

Asimismo, incorpora una opciĆ³n para convertir sobre la marcha envĆ­os de tipo ā€˜orden de entrega uni-destinoā€™ a ā€˜Ć³rdenes de entrega en circuito completo de ida y vueltaā€™ (round-trip). Esta es una caracterĆ­stica altamente conveniente en industrias donde las devoluciones resulten frecuentes.

UtilizandoĀ Axional PUD, los gestores de envĆ­os pueden enviar a los conductores, informaciĆ³n detallada sobre las Ć³rdenes, las paradas. En cada parada, los conductores proveerĆ”n en tiempo real la actualizaciĆ³n del estado de las entregas usando el escaneo de cĆ³digo de barras y la digitalizaciĆ³n de las firmas de los destinatarios. El sistema contempla tambiĆ©n la comunicaciĆ³n con los conductores mediante mensajerĆ­a SMS.

Axional PUDĀ incluye un completo sistema de seguimiento y auditoria. El sistema registra todos los cambios realizados sobre las Ć³rdenes de entrega, paradas planificadas, recogidas ad-hoc, etc. Esta informaciĆ³n se completa incorporando al registro, el instante exacto y la geolocalizaciĆ³n, y se la envĆ­a al sistema ofreciendo a los gestores, prĆ”cticamente en tiempo real, el estado de los envĆ­os y la localizaciĆ³n del conductor.

Al completar el conductor sus entregas o recogidas,Ā Axional PUD facilitarĆ” una actualizaciĆ³n inmediata del estado de cada envĆ­o.Ā 

Desde los sistemas centrales, los emisores disponen de acceso continuo a informaciĆ³n fiable acerca de los desarrollos actuales de operaciones en el campo, mejorando asĆ­ la eficacia de sus respuestas. El mĆ³duloĀ Axional PUDĀ provee las siguientes funciones:

  • ModificaciĆ³n del planificador de tareas en tiempo real. Se puede planificar las entregas urgentes desde el sistema central y enviĆ”rselas al conductor asignado, cuya agenda se actualizarĆ” de forma instantĆ”nea.
  • El sistema muestra el estatus de los pedidos de entrega asignados a un conductor, y tiene la capacidad de gestionar los pedidos de entrega cancelados o pendientes debido a incidencias.
  • Calculadores de gastos operativos para facilitar que los propietarios, conductores y operadores de transporte, determinen los costes de sus vehĆ­culos y repartidores.
  • FacturaciĆ³n en funciĆ³n de los informes de kilometraje y otros gastos operativos.

 

El sistema incluye una variedad de estadƭsticas acerca del trabajo realizado, y por lo tanto, los operadores son capaces de monitorear el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos. Estas estadƭsticas reflejan los indicadores claves de rendimiento (KPIs) mƔs esenciales para este sector:

KPI operacionales

  • El porcentaje registrado como vacĆ­o: el porcentaje de los kilĆ³metros/viajes que no corresponden a ningĆŗn inventario ni a ninguna carga.
  • El cumplimiento optimizado de cargas (OLF): el porcentaje que representa la carga real frente a la capacidad potencial de carga del vehĆ­culo.
  • El porcentaje de los bienes sin daƱos tras el proceso de envĆ­o/transporte.
  • El tiempo en uso para un vehĆ­culo: el tiempo de funcionamiento activo de los vehĆ­culos como, un porcentaje del tiempo total planificado o disponible.
  • La cantidad por envĆ­o en promedio.
  • El nĆŗmero de paradas por viaje o por vehĆ­culo, en promedio.
  • La cantidad de combustible consumido por paquete, en promedio.
  • Tonelada-kilĆ³metro neto (tn/km): la suma de cada tonelada trasladada por kilĆ³metro. Este indicador refleja los cambios de carga/peso ademĆ”s de cambios de distancia.
  • El uso de combustible por tonelada por kilĆ³metro.
  • Los gases de efecto invernadero emitidos por cada kilĆ³metro y las emisiones de gases de efecto invernadero por vehĆ­culo/flota, en promedio.

 

Nivel de servicio

  • Calidad global del servicio de transporte: se mide la calidad del servicio mediante la comparaciĆ³n del nĆŗmero de los envĆ­os entregados dentro del plazo esperado con el LT real del transporte.
  • El porcentaje de pedidos entregados con los productos/artĆ­culos daƱados.
  • El ratio de daƱos como un porcentaje de la cantidad total.
  • Recogidas a tiempo: se divide el nĆŗmero de recogidas realizadas a tiempo por el nĆŗmero total de envĆ­os, por un vehĆ­culo especĆ­fico y durante un plazo determinado.
  • Entregas a tiempo: el porcentaje de los envĆ­os entregado a tiempo frente al nĆŗmero total de envĆ­os.
  • Frecuencia de pedidos de transporteĀ ad hoc: mide el porcentaje de pedidos de transporteĀ ad hocĀ que se ha cumplido.
  • Tiempo en trĆ”nsito: mide el nĆŗmero de horas desde la salida de un envĆ­o del almacĆ©n hasta la llegada al cliente.
  • El porcentaje de pedidos o artĆ­culos que llegan al destino correcto.

 

KPI financieras

  • El porcentaje de gastos de carga atribuido a las reclamaciones: se calcula mediante la comparaciĆ³n de las reclamaciones por pĆ©rdida o daƱos con los gastos de carga totales.
  • El porcentaje de gastos atribuidos a la entrega de pedidos gratuitos: el porcentaje de los gastos totales de transporte que representan el coste de los pedidos gratuitos, como por ejemplo, las muestras o los premios.
  • Los ingresos de cargas por tonelada-kilĆ³metro, en promedio.
  • Los gastos perifĆ©ricos como un porcentaje de la carga total: se calculan mediante la comparaciĆ³n de los gastos perifĆ©ricos y cargos adicionales, con los gastos totales de cargas durante de un perĆ­odo determinado.
  • El ratio de los costes del combustible, por tonelada-kilĆ³metro.
  • Los gastos de cargamento por unidad de envĆ­o: se calculan mediante la comparaciĆ³n de los gastos totales de cargamentos, con el nĆŗmero de unidades enviadas en un perĆ­odo determinado.
  • La precisiĆ³n de la facturaciĆ³n: se calcula mediante la divisiĆ³n del nĆŗmero de facturas sin errores por el nĆŗmero total de facturas en un perĆ­odo determinado.

El sistema trabaja tanto en modo de conexiĆ³n fuerte y continua como en entornos de dĆ©bil conectividad. AsĆ­ puede trabajar con independencia del servicio de comunicaciones y red de datos, almacenando informaciĆ³n de modo local, si el conductor trabaja en alguna ā€˜zona muertaā€™ y sincroniza rĆ”pidamente con el servidor al punto que la conectividad vuelve a estar disponible.

Cuando la conexiĆ³n no estĆ” disponible, los datos se capturan y guardan en el dispositivo mĆ³vil. La validaciĆ³n de los datos guardados se ejecuta directamente en el dispositivo mĆ³vil. Tan pronto la comunicaciĆ³n vuelve a estar disponible, toda la informaciĆ³n se transfiere inmediatamente sin precisar intervenciĆ³n por parte del usuario.

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