Axional Mobile PUD
Un sistema de gestión de recogidas y entregas basado en Android™
El sector de mensajería y paquetería persigue siempre métodos para reducir costes al tiempo que incrementar la fidelización de los clientes, en un entorno extremadamente competitivo. La automatización de procesos facilitará a estas empresas de mensajería servir mejor a sus clientes al tiempo que reducir sus costes operativos asociados a la prestación de este servicio. Ambos se manifiestan como factores críticos tanto para mantener la fortaleza de las relaciones con el cliente, como para edificar negocios provechosos a corto y largo plazo.
La labor principal de la mensajería y paquetería se desarrolla en un entorno dinámico ‘sobre la marcha’ por lo que resulta absolutamente crítico facilitar sobre el terreno la información que necesita la flota operativa, al tiempo que se mantiene total visibilidad del proceso en el ‘back-office’. Un sistema que proporcione estas capacidades sin duda contribuirá a reducir tiempos muertos, incrementar la fiabilidad, eliminar errores en el registro de datos y en definitiva, mejorar la eficiencia operativa.
Axional PUD ofrece una solución potente para manejar rutas de entrega. Opera en tiempo real sobre dispositivos móviles estándar, tanto para gestionar ‘operaciones sobre la marcha’ como para servicios ‘puerta a puerta’.
El producto colma las necesidades y requisitos de su equipo sobre el terreno. Sus características incluyen:
- Planificación de recogidas y entregas, incluso recogidas ‘Ad-hoc’
- Cálculo de rutas
- Control de paradas
- Recibos de entrega (POD) y cadena de custodia
- Adaptación al marco regulador y a los clientes
- Control de eventos como finalización, carencia o daños
- Gestión de devoluciones
- Seguimiento
- Reportes y alertas de productividad y operacionales
El sistema puede operar tanto en tiempo real como en modo ‘off-line’ y contribuye a reducir errores y pérdidas al tiempo que mejora el nivel de servicio a cliente. Su compañía puede ganar una ventaja competitiva real utilizando Axional PUD.
Características
Planificación de recogidas y entregas
El plan de trabajo (planificación de tareas) se define desde el sistema central. Este organizador se compone de una lista de órdenes de entrega (DOs) o de recogida, las cuales se incorporan automáticamente desde el sistema central de envíos.
El organizador personalizado se transmite a cada dispositivo móvil específico donde aparecen las órdenes de entrega mostrando las siguientes opciones:
- Vista temporal organizada según las horas previstas en las órdenes planificadas de recogida y entrega.
- Vista geoposicional atendiendo a la dirección física de entrega de cada cliente y la ruta a seguir desde la posición actual hasta la dirección de destino.
- Lista de entregas (ID y descripción de cada envío).
- Documentación técnica e instrucciones.
- Notas y comentarios sobre la entrega/recogida.
A través de los envíos en tiempo real, el sistema permite englobar recogidas ad-hoc o clientes específicos, y al mismo tiempo, reducir el número de rutas realizadas ‘ad-hoc’.
Durante todo el recorrido el sistema conoce la posición geográfica de cada dispositivo móvil. Esta información es utilizada por el módulo de planificación para facilitar la previsión del trabajo diario de cada agente sobre el terreno, facilitando:
- Visualización de la ruta de cada entrega desde la propia localización actual.
- Recálculo a tiempo real de la nueva ruta cuando el conductor recibe un cambio en la programación de los envíos.
El sistema permite a los gestores de envíos convertir un servicio de tipo ‘a destino’ en un ’round-trip’ o circularización de ruta de modo dinámico, ‘al vuelo’. Esto resulta especialmente útil en industrias donde las devoluciones son muy comunes, como por ejemplo, en las entregas farmacéuticas.
El sistema puede optimizar rutas mediante un algoritmo y obtener la distancia más corta para una ruta y ofrecer así una reducción de costes en la ruta.
El sistema monitoriza que el conductor se detiene exactamente en la localización correcta. En el punto de entrega, el conductor escanea la lista de artículos listados en la orden de entrega y recogida. Axional PUD confirma la dirección, consignatario y la información del artículo. La firma del destinatario se captura como comprobante del acuse de recibo. Si el destinatario no se halla disponible, el conductor puede registrar la geolocalización y el momento temporal y, en caso necesario, capturar una imagen digital del punto de envío a fin de confirmar la identificación positiva del lugar.
La información de la entrega o de la recogida se transmite al sistema central en tiempo real. Si no hay conexión disponible, Axional PUD reintentará la comunicación tan pronto se restablezca la conectividad. De este modo, el servicio al cliente dispondrá de acceso inmediato al estado del envío.
El sistema está diseñado para aprovechar los códigos de barras. La paquetería se etiqueta con códigos de barras o éstos son escaneados para mantener en tiempo real las actualizaciones y el seguimiento.
Mediante los recibos de entrega automatizados que proporciona Axional PUD, las empresas reducirán de modo sustancial los errores de gestión, incrementarán la productividad del conductor y mejoraran el nivel de servicio, al tiempo que mantienen mejor informados a sus clientes y al equipo operativo. El sistema permite:
- Documentar el acuse de recibo mediante imagen o captura de firma.
- Generación completa del recibo de entrega y de la documentación asociada a la cadena de custodia.
El seguimiento ‘online’ de la información confidencial y propietaria durante el ciclo de recogida hasta la entrega de los envíos, resulta esencial para mantener la confianza del cliente. Axional PUD incluye capacidades para el seguimiento de información o productos de alta sensibilidad o confidenciales. El sistema conserva evidencia electrónica desde el momento en que el conductor recibe el envío, proporcionando en sus informes la evidencia necesaria para demostrar que la cadena de custodia no se ha comprometido durante el ciclo.
Cobro a la entrega (COD)
El sistema incluye la capacidad para gestionar los cobros de efectivo durante las entregas. El recibo y la factura electrónica se generan en el ‘back office‘, permitiendo al programa la aplicación de ajustes de precios y descuentos adaptados a cada cliente. El sistema permite incluso facilitar al dispositivo del courier, datos de envíos especiales o instrucciones concretas sobre el cliente.
La programación sobre el dispositivo móvil soporta el proceso de pago ‘on-line’ y puede configurarse para aceptar múltiples tipos de medios de pago ( tarjetas, efectivo, cheques,… ) Asimismo, incluye características de auditoria del efectivo para determinar si el efectivo recibido se registra correctamente y el saldo coincide con el efectivo en mano y el depositado en caja. El entorno de usuario se ha diseñado para resultar muy amigable e intuitivo, a modo de los dispositivos de Punto de Venta (POS), con el objetivo de acelerar la captación de los pagos.
Cumplimiento del marco regulatorio y de las guías de procedimiento
En muchos sectores, el marco normativo sobre salud y seguridad obliga que el proceso de entrega/recogida se ejecute de acuerdo con protocolos establecidos. Estos protocolos pueden ser impuestos por las exigencias reguladoras o por las propias guías de procedimiento del cliente.
Axional PUD permite enviar instrucciones sobre el manejo del envío, directamente al dispositivo móvil. De este modo, guiando paso a paso su conductor, los gestores se aseguran que tanto los protocolos legales como las indicaciones de la empresa se cumplen, facilitando la supervisión.
Durante el transcurso de las auditorías de los clientes, Axional PUD incluye características que ayudan a probar que las actividades se han ejecutado conforme a las normas.
La orden de entrega o recogida que se muestra en el dispositivo móvil, facilita al conductor toda la información necesaria para solucionar posibles discrepancias. Al completar la orden de entrega, el conductor podrá identificar fácilmente los escaneos inexistentes.
En el caso de falta de material, el programa muestra todas las referencias equivalentes o relacionadas para la orden de entrega, posibilitando de modo fácil la identificación del problema y su corrección ‘in situ’.
Excedentes y daños resultan comunes durante la actividad; Axional PUD utiliza la recolección de datos y las tecnologías de imagen para probar el recuento y las condiciones del inventario. Tan pronto como se advierte un envío dañado, fotos y dibujos explicativos pueden ser registrados mediante el dispositivo móvil. Asimismo, se pueden añadir comentarios o notas específicas. Y la firma del destinatario se captura previniendo litigios futuros.
Si los conductores aperciben excedentes, pueden escanear los códigos de barras de los envíos sobrantes y enviar la información al sistema central de envíos.
Mediante las soluciones de gestión de entrega MobileTek y el ‘añadido de envíos mediante escaneo’ los conductores pueden incorporar paquetes sobre la marcha, en cualquier etapa del ciclo de envío, entrega o circuito de devolución.
Axional PUD ayuda a gestionar los movimientos físicos asociados a las devoluciones por cuenta de los clientes. El sistema permite que aquellos documentos o envíos que requiere ser firmados y devueltos con seguridad, se manejen adecuadamente. El conductor deberá únicamente completar la aceptación de la devolución mediante unos mínimos escaneos.
El sistema incluye también las firmas para el circuito de devolución a fin de ofrecer la prueba sobre los artículos devueltos, en qué momento son devueltos y quién realizó la firma de no conformidad.
Asimismo, incorpora una opción para convertir sobre la marcha envíos de tipo ‘orden de entrega uni-destino’ a ‘órdenes de entrega en circuito completo de ida y vuelta’ (round-trip). Esta es una característica altamente conveniente en industrias donde las devoluciones resulten frecuentes.
Utilizando Axional PUD, los gestores de envíos pueden enviar a los conductores, información detallada sobre las órdenes, las paradas. En cada parada, los conductores proveerán en tiempo real la actualización del estado de las entregas usando el escaneo de código de barras y la digitalización de las firmas de los destinatarios. El sistema contempla también la comunicación con los conductores mediante mensajería SMS.
Axional PUD incluye un completo sistema de seguimiento y auditoria. El sistema registra todos los cambios realizados sobre las órdenes de entrega, paradas planificadas, recogidas ad-hoc, etc. Esta información se completa incorporando al registro, el instante exacto y la geolocalización, y se la envía al sistema ofreciendo a los gestores, prácticamente en tiempo real, el estado de los envíos y la localización del conductor.
Al completar el conductor sus entregas o recogidas, Axional PUD facilitará una actualización inmediata del estado de cada envío.
Desde los sistemas centrales, los emisores disponen de acceso continuo a información fiable acerca de los desarrollos actuales de operaciones en el campo, mejorando así la eficacia de sus respuestas. El módulo Axional PUD provee las siguientes funciones:
- Modificación del planificador de tareas en tiempo real. Se puede planificar las entregas urgentes desde el sistema central y enviárselas al conductor asignado, cuya agenda se actualizará de forma instantánea.
- El sistema muestra el estatus de los pedidos de entrega asignados a un conductor, y tiene la capacidad de gestionar los pedidos de entrega cancelados o pendientes debido a incidencias.
- Calculadores de gastos operativos para facilitar que los propietarios, conductores y operadores de transporte, determinen los costes de sus vehículos y repartidores.
- Facturación en función de los informes de kilometraje y otros gastos operativos.
El sistema incluye una variedad de estadísticas acerca del trabajo realizado, y por lo tanto, los operadores son capaces de monitorear el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos. Estas estadísticas reflejan los indicadores claves de rendimiento (KPIs) más esenciales para este sector:
KPI operacionales
- El porcentaje registrado como vacío: el porcentaje de los kilómetros/viajes que no corresponden a ningún inventario ni a ninguna carga.
- El cumplimiento optimizado de cargas (OLF): el porcentaje que representa la carga real frente a la capacidad potencial de carga del vehículo.
- El porcentaje de los bienes sin daños tras el proceso de envío/transporte.
- El tiempo en uso para un vehículo: el tiempo de funcionamiento activo de los vehículos como, un porcentaje del tiempo total planificado o disponible.
- La cantidad por envío en promedio.
- El número de paradas por viaje o por vehículo, en promedio.
- La cantidad de combustible consumido por paquete, en promedio.
- Tonelada-kilómetro neto (tn/km): la suma de cada tonelada trasladada por kilómetro. Este indicador refleja los cambios de carga/peso además de cambios de distancia.
- El uso de combustible por tonelada por kilómetro.
- Los gases de efecto invernadero emitidos por cada kilómetro y las emisiones de gases de efecto invernadero por vehículo/flota, en promedio.
Nivel de servicio
- Calidad global del servicio de transporte: se mide la calidad del servicio mediante la comparación del número de los envíos entregados dentro del plazo esperado con el LT real del transporte.
- El porcentaje de pedidos entregados con los productos/artículos dañados.
- El ratio de daños como un porcentaje de la cantidad total.
- Recogidas a tiempo: se divide el número de recogidas realizadas a tiempo por el número total de envíos, por un vehículo específico y durante un plazo determinado.
- Entregas a tiempo: el porcentaje de los envíos entregado a tiempo frente al número total de envíos.
- Frecuencia de pedidos de transporte ad hoc: mide el porcentaje de pedidos de transporte ad hoc que se ha cumplido.
- Tiempo en tránsito: mide el número de horas desde la salida de un envío del almacén hasta la llegada al cliente.
- El porcentaje de pedidos o artículos que llegan al destino correcto.
KPI financieras
- El porcentaje de gastos de carga atribuido a las reclamaciones: se calcula mediante la comparación de las reclamaciones por pérdida o daños con los gastos de carga totales.
- El porcentaje de gastos atribuidos a la entrega de pedidos gratuitos: el porcentaje de los gastos totales de transporte que representan el coste de los pedidos gratuitos, como por ejemplo, las muestras o los premios.
- Los ingresos de cargas por tonelada-kilómetro, en promedio.
- Los gastos periféricos como un porcentaje de la carga total: se calculan mediante la comparación de los gastos periféricos y cargos adicionales, con los gastos totales de cargas durante de un período determinado.
- El ratio de los costes del combustible, por tonelada-kilómetro.
- Los gastos de cargamento por unidad de envío: se calculan mediante la comparación de los gastos totales de cargamentos, con el número de unidades enviadas en un período determinado.
- La precisión de la facturación: se calcula mediante la división del número de facturas sin errores por el número total de facturas en un período determinado.
El sistema trabaja tanto en modo de conexión fuerte y continua como en entornos de débil conectividad. Así puede trabajar con independencia del servicio de comunicaciones y red de datos, almacenando información de modo local, si el conductor trabaja en alguna ‘zona muerta’ y sincroniza rápidamente con el servidor al punto que la conectividad vuelve a estar disponible.
Cuando la conexión no está disponible, los datos se capturan y guardan en el dispositivo móvil. La validación de los datos guardados se ejecuta directamente en el dispositivo móvil. Tan pronto la comunicación vuelve a estar disponible, toda la información se transfiere inmediatamente sin precisar intervención por parte del usuario.
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