Gestión de datos maestros (MDM)

Gestión de datos maestros (Axional ERP/MDM) es una herramienta que define y gestiona los datos críticos de una empresa, de forma consistente, de cara a proveer un único punto de referencia. Las ventajas del paradigma MDM aumentan proporcionalmente a medida que crecen el número y la variedad de departamentos, puestos de trabajo y aplicaciones informáticas presentes en una empresa. Por este motivo, el valor de MDM será más útil para empresas grandes o complejas, que para las pequeñas o medianas. En el caso de una fusión o incorporación de empresas, la implementación de MDM minimizará la confusión y optimizará la eficiencia de la nueva organización expandida.

Axional ERP/MDM permite una vista unificada de las áreas críticas típicamente gestionadas por múltiples aplicaciones (finanzas, logística, etc.). Nuestra herramienta evita duplicaciones potenciales y provee una perspectiva fiable y única de sus datos. Esta vista se puede aplicar en todos los módulos y todas las funcionalidades de Axional ERP.

La integración, organización y gestión de datos maestros es un paso clave para asegurar la calidad. El análisis y los informes dependen notablemente de la calidad de los datos maestros de la empresa, y por consiguiente, el objetivo de una solución MDM es conseguir una única “versión fiable de la verdad” para la toma de decisiones.

La funcionalidad global de los datos maestros

Las organizaciones están obligadas a definir qué información debe gestionar el módulo MDM, y esta información típicamente abarca las áreas acordadas y compartidas por toda la empresa. Se incluyen los Datos de Referencia (información clave para las operaciones básicas del negocio), además de los metadatos y los datos transaccionales, analíticos, jerárquicos y los no estructurados.

A pesar de que los datos maestros no suelen ser transaccionales, los procesos y operaciones transaccionales también pueden ser soportados. Por ejemplo, se permite que los datos maestros abarquen los clientes, productos, empleados, proveedores, vendedores, materias, además de los documentos de venta y las ventas acumuladas.

Axional MDM aprovecha dos tipos de datos maestros:

  • Los Datos de Referencia, es decir, el conjunto de valores permitidos para ser usados por otros campos de datos (sean maestros o transaccionales). Los Datos de Referencia suelen cambiar gradualmente porque reflejan la evolución en los modos de operar de una empresa, en vez de cambiar por el curso diario del negocio.
  • Los Datos Maestros de la Empresa, que se consideran la fuente única de datos compartidos entre todos los sistemas, aplicaciones y procesos, además de todos los departamentos, sucursales, empresas afiliadas y países.

La selección de entidades comprendidas por la gestión de datos maestros depende hasta cierto punto del carácter de la compañía. Por ejemplo, en el caso de las empresas comerciales, el módulo MDM puede aplicarse a las entidades como ‘cliente’ (integración de datos de cliente), ‘producto’ (gestión de información sobre productos), ’empleado’, y ‘vendedor’.

Los Procesos de MDM

El objetivo principal de los procesos de MDM es la consolidación de las variantes de las instancias de los elementos de datos básicos distribuidos por la empresa, de cara a la creación de una única representación de ellos. A su vez, esta representación se sincroniza continuamente a través de la arquitectura de la aplicación, con la finalidad de disponer de los Datos Maestros como un recurso compartido.

Los procesos de gestión de datos maestros identifican las fuentes desde las cuales se recogen las descripciones de estas entidades. A lo largo de la transformación y normalización, los administradores del sistema adaptan las descripciones para ajustarse a los formatos estándares y a los dominios de datos, haciendo así posible la eliminación de instancias duplicadas de cualquier entidad.

Estos procesos de Axional MDM tienen como resultado un repositorio MDM de la organización, desde el cual todas las peticiones a una instancia de una entidad producirán la misma descripción, independientemente de la fuente y el destino de la petición.

Este módulo incluye los procesos principales requeridos para la gestión de datos maestros:

  • la identificación de fuente
  • la recopilación, transformación y normalización de datos
  • la administración de reglas, detección de errores y correcciones
  • la consolidación de datos
  • el almacenaje y distribución de datos
  • la clasificación de datos y servicios taxonómicos
  • la creación de datos maestros de artículos
  • la creación de esquemas
  • la codificación de productos, enriquecimiento de datos y gobernación de datos

Estos procesos se describen en las secciones que siguen.

La identificación de la fuente

En el MDM, una fuente es una instancia de una aplicación informática que aporta información empresarial mediante sus propios códigos e identificadores para cada elemento de dato (cliente, artículo, etc.). Cuando la misma aplicación opera en varios países, es posible que emplee códigos distintos para referirse a los mismos elementos de dato, motivo principal para la identificación de fuentes dentro del MDM.

El módulo aprovecha dos conceptos: Sistema de Origen y Aplicación de Origen. Se asigna un solo código a cada Sistema de Origen y se añaden varios puntos de información:

  • el tipo de aplicación: contabilidad, recursos humanos, etc.
  • el servidor donde opera
  • información de localización
  • el estatus (activo, temporalmente desactivado, etc.)
  • la frecuencia de actualizaciones

Adquisición, transformación y normalización de datos

La adquisición de datos incluye tanto los procesos en tiempo real como los procesos por lotes construidos sobre formatos estándares de mensajería, incluyendo ETL y SOA, utilizados para adquirir y agregar datos de una o varias fuentes.

La funcionalidad de MDM se integra completamente con los procesos de ETL (Extracción, Transformación y Carga) que sustentan los data marts de la analítica empresarial (business analytics). Este proceso de MDM convierte un conjunto de valores del formato del sistema originario al formato del sistema destinatario. A nivel técnico, se emplean las capacidades del Axional Integration Bus integradas en la arquitectura informática de Axional.

La transformación de datos crea una correspondencia de elementos (también denominada mapeo de datos) desde un sistema de origen al sistema de destino, además de ejecutar cualquier transformación que sea necesaria. Cuando se hace un mapeo entre elementos de datos, Axional MDM permite transformaciones complejas que exigen reglas de transformación tipo ‘de-uno-a-varios’ y ‘de-varios-a-uno’.

Administración de reglas, detección de errores y correcciones

El proceso de ETL se ha diseñado específicamente con el fin de trasladar grandes volúmenes de datos y aplicar reglas empresariales complejas para consolidar los datos en un entorno estandarizado y homogéneo. Una regla de negocio es una declaración que describe una política o procedimiento empresarial. La lógica empresarial constituye la secuencia de operaciones asociada con los datos de la base de datos para llevar a cabo dicha regla.

El módulo dispone de capacidades básicas de limpieza y estandarización. Además, las interfaces posibilitan el uso de herramientas externas y rutinas personalizadas opcionales, tales como las búsquedas de validaciones de datos en tiempo real.

El módulo incluye funciones definidas por el usuario, ejecutadas durante del proceso de ETL. Éstas realizan operaciones específicas de detección y corrección de errores.

La consolidación de datos

Axional MDM incluye motores de tipo match-merge (coincidencia y fusión), los cuales emplean las reglas empresariales para identificar los registros de origen coincidente, posibilitando así la fusión manual o automática en un registro de datos maestros.

El sistema también permite el tratamiento de datos históricos. En este caso se mantiene el historial completo de cambios en los registros, permitiendo al usuario la restauración de cualquier informe anterior.

Almacenaje y distribución de datos

Axional MDM dispone de un repositorio central donde se almacenan los datos de referencia/maestros. Además gestiona todos los esquemas de mapeo necesarios para integrarlos con los sistemas de origen y las aplicaciones locales.Por definición, el módulo de MDM contiene datos de referencia. Otros sistemas fuera del ERP requieren esta información, como por ejemplo, en el sitio web de la empresa donde se muestra cierta información acerca de los productos y artículos. Axional MDM provee el mecanismo necesario para sincronizar aquellos sistemas con los datos adecuados en intervalos temporales predefinidos. Se puede recopilar y distribuir los datos maestros a otros sistemas mediante los tres métodos siguientes:

  • La consolidación de datos. Se recopilan los datos maestros de varias fuentes y se integran en un único repositorio (almacén de datos operacionales) de cara a la replicación en otros sistemas de destino.
  • La federación de datos. El módulo de MDM abarca una visualización unificada y virtual de los datos maestros, desde una fuente hacia uno o varios sistemas destinatarios.
  • La propagación de datos. Se copian los datos maestros de un sistema a otro, normalmente a través de interfaces punto a punto en los sistemas preexistentes.

Clasificación de datos y servicios taxonómicos

La ambigüedad supone un reto notable para la arquitectura de datos de MDM. Cuando el mismo término adquiere varios significados, dos herramientas de Axional MDM permiten determinar el significado más adecuado a través del contexto: la Taxonomía y la Gestión de Jerarquías.

La herramienta de Taxonomía gestiona la arquitectura semántica, la cual concierne el nombramiento y la toma de decisiones sobre la asignación de distintos conceptos y términos a una estructura consistente.

El tesauro de MDM permite asignar términos como sinónimos para justificar las inconsistencias. Las taxonomías pueden representar conceptos relacionados (los que técnicamente también forman parte del tesauro), con el fin de conectar los procesos, la lógica empresarial, o el contenido relacionado para el soporte de tareas específicas. Esta herramienta asimismo permite relacionar los términos que corresponden a distintos sistemas reguladores, como por ejemplo, para conciliar las múltiples versiones de esquemas de clasificación industrial utilizadas en distintos países.

Gestión de jerarquías: esta herramienta facilita la gestión de estructuras relacionales a través de los registros de datos maestros para poder visualizarlas en una presentación jerárquica (vista descendente, vertical, clientes por región, etc.).

La creación maestros de artículos

El módulo MDM facilita la definición de modelos de datos definidos por el usuario para cada área del negocio, como Clientes, Productos, Datos de referencia, etc. Estos Modelos pueden contener atributos que identifican las estructuras empresariales del registro del dato maestro. Los atributos del origen de los datos maestros empresariales se extienden para abarcar todos los sistemas de origen.

Este módulo dispone de una funcionalidad para crear y mantener los artículos maestros de la organización. Los artículos se asignan a la categoría taxonómica maestra correspondiente. Aunque las categorías con artículos asignados idealmente deberían ser estáticas, Axional MDM permite taxonomías múltiples para las diferentes funciones de la empresa, lo que aporta la flexibilidad suficiente como para adaptarse a las necesidades del negocio.

El mapeo de esquemas

El mapeo de esquemas es un proceso clave del módulo MDM, dado que facilita la vinculación o ‘traducción’ de identificadores locales. El uso del mapeo permite que la aplicación local continúe empleando su propio sistema de codificación, al tiempo que el ERP aporta una visualización unida de la información empresarial.

El módulo incluye la capacidad de automatizar, hasta cierto punto, la acumulación de mapeo mediante las reglas empresariales.

La codificación de productos, el enriquecimiento de datos y la gobernación de datos

El Axional MDM dispone de controles para asegurar que la introducción de datos, sea manual o automática, cumple con estándares precisos, como una regla empresarial o las restricciones de integridad de datos. Se realizan estos controles a través de los ‘roles de usuarios’, además de un conjunto de validaciones personalizadas, definidas por la empresa, que aseguran que se gestionan los datos esenciales a lo largo de toda la empresa.

El acceso y la seguridad

Los productos de Axional ERP incluyen un conjunto completo de funcionalidades para gestionar el acceso de usuarios y la seguridad de los datos. Estas funciones de gestión de usuarios también se aplican en el módulo de MDM, dado que existen varios roles de usuario: administrador, modelador de datos, diseñador de reglas y gobernador de datos.
Las sencillas interfaces de usuario conceden acceso a las reglas y funciones de gestión de datos, así facilitando el trabajo de los gobernadores y administradores. Entre las capacidades se destacan:

  • Las funciones del gobernador de datos:
    • Identificar y gestionar fuentes potenciales de datos maestros, además de fuentes fiables
    • Gestionar las normas de limpieza de datos y estandarización de datos
    • Relacionar y fusionar datos
    • Gestionar y monitorear la calidad de datos
  • Las funciones del administrador:
    • Gestionar los esquemas de centros de datos, modelos de datos y metadatos
    • Gestionar el acceso de usuarios
    • Gestionar los recursos de las bases de datos
    • Monitorear y gestionar el rendimiento y la escalabilidad
    • Gestionar las herramientas y los servicios operacionales

Anonimización de datos

En algunos casos, los datos se originan en fuentes que contienen datos confidenciales. Afortunadamente, no es necesario mostrar las fuentes a los usuarios, ni incluso almacenarlas en un formato legible. El módulo dispone de funciones y procesos para asegurar que no se deriven los datos protegidos originales de los datos destinatarios almacenados.
Es preciso que no ocurra un movimiento de datos de este tipo durante de las transferencias, y por tanto, los campos que contienen estos datos se anonimizan antes del almacenaje en los servidores destinatarios. La introducción y subsecuente anonimización de datos se realiza en un solo paso, dado que la anonimización y la normalización se realizan espontáneamente durante de la carga de datos externos desde archivos.

Se ejecutan los siguientes pasos para cada línea en el archivo fuente:

  • La línea se lee en la memoria.
  • Las operaciones de filtro se ejecutan en la memoria, así posibilitando la anonimización y la normalización. El uso de funciones definidas localmente como filtros permite la personalización de procedimientos de anonimización.
  • Los datos resultantes se introducen en la tabla de la base de datos.

El proceso de anonimización es compatible con los siguientes requisitos:

  • Emplear una función de hash probada y no reversible (Whirlpool).
  • Realizar la anonimización en la memoria, antes del almacenaje de datos en un dispositivo permanente (incluso el almacenaje temporal).
  • Ejecutar el proceso fila por fila. En caso de interrupción del proceso, ningunos de los datos originales se almacenan.