Tesorería

Axional ERP/FI – Tesorería proporciona soporte a la gestión de las acciones relacionadas con las operaciones de flujos monetarios, permitiendo la toma de decisiones para la planificación estratégica a medio y largo plazo.

La gestión de tesorería de Axional ERP permite el seguimiento de la posición de tesorería en diversas cuentas bancarias, la integración de los extractos, y la conciliación automática de los extractos bancarios con las previsiones mediante reglas configurables, reconciliando la información bancaria. Ello posibilita el control de las operaciones, cálculo y seguimiento de desviaciones y análisis del negocio bancario.

Axional ERP/FI – Tesorería se integra con los demás módulos para asegurar que los registros fluyan a través de todo el sistema. Por ejemplo, la posición financiera a corto y medio plazo está siempre actualizada en tiempo real, gracias al gran nivel de integración existente.

Asimismo, cabe resaltar una serie de características:

  • Definición, manejo y conciliación de cuentas en cualquier divisa, y control de las condiciones bancarias tanto en aplicación de días valor como en costes y comisiones.
  • Gestión de presupuestos de tesorería y análisis financiero a medio plazo.
  • Automatización de los procesos de gestión de cobros, pagos, conexión bancaria, conciliación y contabilización.
  • Generación automática de previsiones de tesorería.
  • Control del cumplimiento de las condiciones bancarias negociadas por cuenta.
  • Presupuesto de tesorería. Ayuda al control y administración del flujo de efectivo y liquidez, con la generación de previsiones de tesorería.
  • Gestión de la comunicación bancaria. Proporcionando los soportes magnéticos correspondientes a las operaciones bancarias.

Integración con Axional ERP/FI

En Axional ERP/FI – Tesorería se integra toda la información con repercusión a nivel de tesorería. Uno de los objetivos es facilitar la conciliación bancaria, asegurando el control y justificación de los saldos bancarios. Para ello, se dispone de la entidad de movimientos de tesorería, en la cual se reflejan todas las acciones generadas en Axional ERP/FI con repercusión en las diferentes cuentas bancarias. Los movimientos de tesorería pueden originarse desde funcionalidades del propio módulo (presupuestos de tesorería, leasings, préstamos, integración directa desde el extracto bancario, etc.), o desde otras áreas de Axional ERP/FI, de manera automática.

Las siguientes áreas de Axional ERP/FI se integran con Axional ERP/FI – Tesorería para facilitar la previsión de tesorería real, mediante la entidad de movimientos de tesorería, en la cual se dan de alta, por ejemplo, las órdenes de cobro o pago registradas en cartera de cobros y pagos, los distintos tipos de ingresos (efectivo, tarjetas de crédito, cheques, transferencias, etc.) contabilizados en ventas al por menor (retail), las operaciones de la cartera de valores con reflejo en cuenta bancaria, o la información que provenga de sistemas externos.

  • Contabilidad financiera
  • Cartera de Cobros y Pagos
  • Retail
  • Cartera de valores
  • Sistemas externos

También a partir del propio módulo Axional ERP/FI – Tesorería:

  • Movimientos manuales. Por ejemplo un movimiento que engloba el pago de las Nóminas del mes.
  • Extracto bancario. Apuntes generados mediante la integración automática del extracto bancario durante un proceso de conciliación.
  • Presupuestos de tesorería
  • Leasings, rentings y préstamos
  • Avales
  • Caja

Integración desde Axional ERP/FI – Cobros y Pagos

La integración con Axional ERP/FI – Tesorería no solo se produce para obtener la previsión que facilita la conciliación bancaria. En el caso de Axional ERP/FI – Cobros y pagos, permite asimismo la notificación automatizada y cambio de estado (documento cobrado, cobro con riesgo bancario, pago, etc.), así como la contabilización de los documentos de cartera asociados a los movimientos de tesorería a partir de:

  • Órdenes notificadas desde Axional ERP/FI – Cobros y pagos. Por ejemplo, cuando se emite una orden de transferencia, un único movimiento de tesorería contiene varios documentos de pago de un proveedor. Cuando se concilia con el extracto bancario, se activa automáticamente el cambio de estado de los documentos a pagar asociados, según la evolución prevista en el circuito de pagos a partir del cual se emitió la orden de transferencia.
  • Efectos asociados directamente desde el movimiento de tesorería, como puede ser el caso de un impago bancario, en el cual se han integrado los efectos que forman parte de una devolución de vencimiento notificada por el banco.

A partir de la conciliación, posteriormente se realiza la contabilización de los movimientos de tesorería. Por ejemplo, en una transferencia a un proveedor, se refleja la disminución de saldo de la cuenta contable asociada a la cuenta bancaria, y como contrapartida, la reducción del saldo de la cuenta contable del proveedor.

De este modo, se asegura la integridad de la información, desde los puntos de vista de:

  • Saldo extracto bancario versus saldo contable cuenta general
  • Saldo contable proveedor versus saldo cartera proveedor

Incorporación de extractos bancarios

Axional ERP/FI – Tesorería dispone de un almacén de ficheros de extractos bancarios que automáticamente convierte la información en movimientos de extractos bancarios, disponibles para ser conciliados con los movimientos de tesorería.

Todos los atributos que caracterizan los movimientos del extracto se identifican de manera específica. Uno de ellos es el concepto propio. Para determinados conceptos, por ejemplo barridos de cuentas o transferencias, es posible configurar la generación automática de los movimientos de tesorería a través de los cuales reflejar en Axional ERP/FI los movimientos bancarios.

Conciliación bancaria

Axional ERP/FI – Tesorería permite simplificar el proceso de conciliación bancaria, ya que incorpora las reglas básicas y otras configurables (por operación financiera, cuenta financiera, conceptos bancarios, etc.). Estas permiten, de manera automática, evaluar las condiciones necesarias para realizar la conciliación automática de todos los movimientos pendientes de conciliar de la tabla de extractos bancarios con los movimientos dados de alta en tesorería pendientes de conciliar.

La conciliación bancaria no siempre puede realizarse de manera automática. Por ejemplo:

  • Cuando no hay coincidencia de importes, pero sí existe un margen de diferencia admisible y siempre que el resto de condiciones se cumplan; en este caso, existe la posibilidad de reflejar la diferencia mediante un apunte que forme parte del mismo lote de conciliación.
  • En caso de que no exista ningún apunte de tesorería que se corresponda con el movimiento bancario, existe la posibilidad de generarlo de manera automática, bien de forma predefinida para determinadas cuentas y operaciones, o manualmente por parte del usuario.
  • Cuando la relación de movimientos a conciliar extracto versus tesorería no es 1 a 1, o no se cumple alguna regla de la conciliación automática. Para ello se dispone de una función de conciliación selectiva múltiple que, desde una pantalla  de uso intuitivo, facilita al usuario seleccionar los movimientos a conciliar marcándolos, y a activar el proceso de conciliación mediante un botón.

Cuentas bancarias

Calendarios

Los calendarios permiten determinar las festividades asociadas a la actividad económica de cada entidad bancaria, y se tiene en cuenta para el cálculo de las fechas de valor de los movimientos de tesorería.

Comisiones bancarias

Axional ERP/FI – Tesorería permite automatizar el cálculo de comisiones bancarias, lo cual facilita obtener la previsión de las comisiones aplicadas por cada cuenta y operación, en base al tipo de operación y la posición, y posteriormente contrastarlas con los valores de comisiones de los movimientos integrados desde el extracto bancario.

Axional ERP/FI – Tesorería permite adaptar la aplicación y el cálculo de las condiciones de comisiones, aplicadas sobre el apunte original o mediante la generación de un apunte complementario; mediante reglas de cálculo según porcentaje sobre importe, importe mínimo y porcentaje, importe fijo, etc., complementadas con criterios de agrupación de importe (comisiones sobre importe global de apunte, importe de efecto), o de agregación de efectos (comisión por número de efectos, por número de beneficiarios, etc.).

Control del negocio bancario

Axional ERP/FI – Tesorería sistematiza la información para un exhaustivo control del negocio otorgado a nuestras entidades financieras. Se abarca el análisis de los siguientes aspectos:

  • Volumen y costes de negocio bancario.
  • Comisiones y gastos bancarios por cuentas y operaciones financieras.
  • Diferencias de aplicación de fechas de operación y fechas de valoración.
  • Diferencias de aplicación de los gastos y comisiones bancarios.
  • Liquidaciones de intereses de cuentas. Tipos de interés fijos con fechas de vigencia, tipos de interés referenciados a índices de los mercados financieros, porcentajes diferenciales, cálculo de las tasas anuales efectivas del banco y de la empresa, etc.

Funciones específicas

Flujos de tesorería

Axional ERP/FI – Tesorería permite identificar el origen o aplicación de los flujos monetarios mediante el concepto de Flujos de tesorería, lo cual facilita el análisis de flujos con criterio de caja, permitiendo obtener información detallada tanto con perspectiva histórica como de cara a previsiones.

Los flujos de tesorería pueden reflejar orígenes y aplicaciones de ingresos y gastos en divisas distintas a la divisa de la cuenta financiera, siendo el tipo de cambio asignado de asignación flexible.

Un mismo movimiento de tesorería puede incluir distintos flujos de divisas diferentes. Si por ejemplo la divisa de la cuenta financiera son EUR, se realiza una transferencia en USD, y la operación tiene associada una comisión, ésta última normalmente se aplicará en EUR aunque la transferencia corresponda a otra divisa. De este modo, es la suma del importe de los flujo en la divisa de la cuenta la que constituye el importe del movimiento de tesorería.

Presupuesto de tesorería

El presupuesto de tesorería es una herramienta flexible mediante la cual podremos ejercer control presupuestario sobre la tesorería real. También actúa como soporte provisional para mantener actualizada la tesorería a medio plazo.

Permite registrar los movimientos por: fecha estimada de realización, cuentas financieras, flujos financieros o partidas presupuestarias y divisas.

Leasings – Renting y préstamos

La gestión de leasings-rentings y préstamos permite introducir toda la información relativa en base a lo cual el sistema se encarga de generar el cuadro de amortización con cada una de las cuotas a pagar, así como la integración automática con tesorería.

Las características clave de este módulo incluyen:

  • Cuadro de amortización.
  • Revisión de tipos de interés.
  • Traspaso automático a inmovilizado. Posibilidad de relacionar un determinado bien en leasing o renting con la estructura del modelo de datos de activos fijos.
  • Informes y análisis de información.

Avales

Gestión de avales en garantía que permite la introducción de los avales y las condiciones financieras pactadas. Permite la introducción de tramos con distintas condiciones y fechas de validez a partir de los cuales el sistema calcula de forma automática las comisiones e intereses a pagar por cada aval, generando de forma automática los movimientos de tesorería correspondientes a la espera de que estos se concilien con el extracto bancario.

Características básicas:

  • Control de avales solicitados y avales otorgados.
  • Registro y actualización de las condiciones de los avales.
  • Generación de previsiones por comisiones de avales.

Intereses

Axional ERP/FI – Tesorería incorpora la definición de tarifas de intereses de referencia, bien para números positivos o deudores, o números negativos o acreedores, por períodos de vigencia.

Permite definir características como la frecuencia de liquidación de intereses, el importe no remunerado o la modalidad de aplicación de intereses según saldo medio o diario.

Por otro lado, la liquidación automática de de intereeses genera las previsiones de tesorería a corto plazo para ser conciliadas con el extracto bancario, teniendo en cuenta la retención aplicada.

Traspasos y otros movimientos

Las empresas con elevado número de movimientos de cash entre empresas del grupo o entre cuentas de una misma empresa se benefician de disponer de una funcionalidad que permite dar de alta la información una única vez.

Axional ERP/FI – Tesorería facilita las transacciones entre cuentas de una misma empresa y entre empresas de un mismo grupo. Permite dar de alta los datos de traspasos una sola vez, indicando los parámeros de salida y entrada, a partir de lo cual se generan las previsiones a corto plazo de forma automática.

De este modo se evita dar de alta la información más de una vez, así como el riesgo de darse errores en la introducción de datos, lo cual posteriormente supondría una dificultad en los procesos de conciliación y consolidación.

Caja

El subsistema de caja permite la gestión y control de la caja o cajas de la empresa. Registro de entradas y salidas con independencia de contabilidad, suministrando un método sencillo mediante el cual los responsables de caja y los administradores contables se benefician de la integración del sistema. Incluye libro de caja y contabilización automática de los correspondientes apuntes.

Entre múltiples funcionalidades, permite el cuadre diario de caja, el control de vales provisionales y de cualquier documento de cobro o pago, posibilitando la gestión de cobro directo de cheques por parte del cajero.

El registro de caja permite contabilizar automáticamente los ingresos y pagos por caja, pudiendo imputar los movimientos a centros de coste o a inversiones.

Beneficios destacados

  • Mayor eficiencia gracias a la comunicación con cuentas a pagar y a cobrar, la cual evita la repetición de tareas automatizando la mayoría de los procesos de seguimiento de la tesorería.
  • Máximo control de la gestión del negocio bancario.
  • Máximo control y efectividad de la gestión de liquidez.
  • Aumento de la productividad.
  • Mantenimiento de la integridad de los datos.

Ax_FI_Treasury