Gestión de cartera de cobros y pagos

Axional ERP/FI – Cobros y pagos combina sofisticación y una sencilla funcionalidad para simplificar todo los procesos de cobros y pagos, ayudándole a gestionar su liquidez así como a reducir débito, acortando los tiempos de aprobación y mejorando sus relaciones con los clientes y proveedores.

El hecho de que los módulos Axional ERP estén totalmente integrados, garantiza una información de cartera exacta, y permite que sea compartida y utilizada cuándo y dónde sea necesario. De este modo podrá mantener la eficiencia y la productividad al tiempo que asegura el máximo control.

La gestión de cobros y pagos se simplifica para obtener una visión general, sin olvidar la importancia de los detalles. Podrá analizar la historia de un cliente, obtener un adecuado y detallado seguimiento de cuáles fueron los pasos en los ciclos de cobros y pagos de un vencimiento, controlar las renegociaciones de deuda, pagos o cobros parciales, impagados y otras incidencias; y determinar las previsiones de liquidez. Además, se simplifican y automatizan actividades de gestión y control del riesgo, facilitando la labor del equipo comercial y de compras, y eliminando posibles errores derivados de barreras de comunicación entre departamentos.

Obtenga informes detallados sobre el estado de la deuda, con información como la antigüedad, el historial de la cartera de cobros y pagos de cada tercero (clientes, deudores, proveedores, acreedores, etc.), o las condiciones de pago asociadas.

De la misma manera cabe destacar una serie de aspectos muy importantes:

  • Integración en tiempo real con la contabilidad. Cualquier movimiento, cambio o reasignación genera automáticamente su correspondiente movimiento contable.
  • Gestión de riesgo de clientes, proveedores y bancos.
  • Lotes de comunicación de situación de cartera automatizados vía email o fax.
  • Emisión de anticipos.
  • Compensación de cobros y pagos, reasignación de deuda y segregación de efectos.
  • Generación de propuestas y pagos automáticos. Firma Electrónica y capacidades de autorización.
  • Seguimiento de cobros intermediados. Control de documentos en gestión de cobro y abonos.
  • Gestión de remesas y transacciones. Control de líneas de descuento.
  • Gestión de previsiones: Informes de previsión (tesorería), posición histórica, gestión de riesgos.
  • Emisión de soportes magnéticos por todas las normas bancarias: CSB 19, 32, 34, confirming, etc.
  • Cancelación de riesgo bancario.
  • Análisis de posición de cartera a fecha histórica.

A continuación se desarrollan las funcionalidades más relevantes de Axional ERP/FI – Cobros y pagos:

Circuitos y workflow configurables

Todos los estados por los que puede pasar un documento de cobro o pago, basados en los circuitos de gestión administrativa de cartera, las autorizaciones necesarias, eventualmente restringidas a determinados usuarios, emisiones automatizadas de comunicaciones, remesas de documentos, y los asientos contables generados son totalmente configurables por el usuario.

De este modo, Axional ERP/FI – Cobros y pagos se adapta a cualquier proceso administrativo vinculado a la cartera. Esto permite al usuario identificar cada posición en los distintos circuitos de cartera, mediante un administrador maestro unificado definido mediante los estados por los que puede pasar un documento de cobro o pago.

Acciones

Las acciones están detrás de cada cambio de estado; constituyen los enlaces entre los distintos estados de los procesos de cartera y proporcionan en cada paso la evolución desde un estado de origen hacia un estado final.

Las acciones que permiten los cambios de estado mejoran el flujo de procesos de cartera e incluyen las siguientes funcionalidades:

  • Tratamiento diferenciado de efectos según las distintas formas de cobro o pago.
  • Posibilidad de vincular los cambios de estado de cartera con el correspondiente asiento contable.
  • Gestión de diferencias de cambio.
  • Integración de gastos de impago desde Axional ERP/FI – Tesorería.
  • Registro de los cambios de estado a efectos de reversibilidad y trazabilidad.

La definición de las acciones es totalmente flexible, de tal modo que partiendo un determinado estado, la evolución de un efecto siga una gestión específica en función, por ejemplo, de la forma de cobro o pago.

Integración con tesorería

La integración con tesorería se gestiona de forma totalmente automatizada, tanto desde la perspectiva de la tesorería a medio plazo, como de la tesorería en firme.

Tesorería a medio plazo

Son susceptibles de tenerse en cuenta en los informes de previsión de tesorería, los efectos de cartera que no hayan sido ordenados al cobro o pago bancario, como podría ser el caso de: aquellos efectos a la espera de ser tramitados, que dispongan de documentos de cobro o pago recibidos o emitidos, pero no gestionados o pendientes de vencimiento, etc. Este conjunto de situaciones se clasifica de manera ordenada mediante los estados de cartera correspondientes.

Para cada estado de cartera, es posible parametrizar si debe alimentar o no la previsión de tesorería a medio plazo, considerando: la fecha de vencimiento, el importe en divisa local, la forma de cobro o pago, la cuenta financiera, y el origen o aplicación del ingreso o gasto.

La evolución de la situación de los documentos de cobro o pago actualiza de forma automática la tesorería a medio plazo. En el caso que un documento se incluya en una remesa o notificación de cobro o pago bancario, dejará de incluirse en la tesorería a medio plazo, dándose de alta en la tesorería real.

Tesorería real

La integración de Axional ERP/FI – Cobros y pagos con tesorería real permite no solo completar el seguimiento de la posición de tesorería por cuenta bancaria, si no también generar los movimientos que se conciliarán con los extractos bancarios que se integren en Axional ERP/FI – Tesorería.

Las opciones de parametrización de Axional ERP/FI – Cobros y pagos permiten asimismo configurar los criterios para el alta de tales movimientos en el ámbito de Axional ERP/FI – Tesorería. Por ejemplo, se define el criterio de agrupación de los efectos de un tipo de remesa para asimilarlo al de la entidad bancaria, como puede ser perceptor, fecha de vencimiento, etc.

Asimismo, al conciliar los movimientos de tesorería, en los documentos de cartera asociados se aplican los cambios de estado previstos para para reflejar en cartera cada apunte bancario, así como su contabilización.

Mediante la definición de interfases para la ordenación al cobro o pago se automatiza la aplicación de los criterios de integración en la ordenación y posterior conciliación, se asegura la uniformidad, y se evitan posibles errores.

Gestión del riesgo

Axional ERP/FI – Cobros y pagos contempla la gestión del riesgo en todos los procesos de cobro, ofreciendo la posibilidad de configurar los estados de gestión y las modalidades de cobro susceptibles de notificar riesgo.

Asimismo, se incluyen informes de reparto o estructura del riesgo: riesgo, por bancos, por clientes, etc.; riesgos de exportación, incluyendo informes de cartera en moneda extranjera.

Emisión de documentos y soportes electrónicos

Axional ERP/FI – Cobros y pagos dispone de un formato de emisión e impresión de:

  • Cartas de aviso y orden de cobro o pago.
  • Cheques y pagarés bancarios.
  • Recibos.

Asimismo, permite generar los documentos en soporte magnético para la transmisión y comunicación de órdenes de cobro y pago bancario mediante adeudos por domiciliación, remesas, confirming, transferencias, cheques, y créditos.

Funciones específicas

Reclasificaciones

Axional ERP/FI – Cobros y pagos permite compensar compromisos de cobro de cargo y abono entre si. Esta funcionalidad no solamente permite unificar documentos sino seleccionar un conjunto de documentos de cobro y generar un lote de documentos destino.

De esta forma podríamos seleccionar tres cobros de deuda a un cliente y fusionarlos, creando dos documentos: el primero un pagaré por el 80% del total y el segundo, una transferencia por el resto.

Conciliaciones

Axional ERP/FI – Cobros y pagos permite la conciliación de facturas de con colaboradores con los que mantenemos alguna relación contractual (delegaciones, corresponsales o simplemente terceras partes).

La conciliación de facturas permite obtener un importe consensuado, para la liquidación de las mismas mediante un único cobro o un pago, según corresponda en cada liquidación.

Gestión de cobros

Axional ERP/FI – Cobros y pagos permite gestionar y llevar a cabo el seguimiento activo de los cobros pendientes, mediante el registro de Gestiones de cobros, en las cuales registrar todas las acciones y comunicaciones realizadas sobre un conjunto de efectos, cuya selección consta en cada gestión. Las gestiones de cobros disponen de las siguientes funcionalidades:

  • Emisión automatizada de documentos de notificación de cobro donde se identifican las facturas a abonar.
  • Definición de relaciones entre gestores de cartera de cobros y clientes.
  • Clasificación de gestiones realizadas, así como de eventuales conflictos.

Cancelación del riesgo bancario

Para mantener bajo control los compromisos cobrados a través de nuestras entidades bancarias, la configuración de circuitos de cobros de Axional ERP/FI – Cobros y pagos permite diferenciar compromisos de cobro cuyo importe se ha ingresado, pero que son susceptibles de riesgo bancario.

El proceso de cancelación de riesgo bancario facilita la cancelación del riesgo bancario de manera automatizada mediante criterios de fácil evaluación, como fecha de vencimiento y número de días de riesgo por forma de cobro.

Beneficios destacados

La capacidad de adaptación y el grado de flexibilidad que caracteriza al sistema redunda en una serie de ventajas y beneficios:

  • Reducción de las ventas impagadas.
  • Máximo control y efectividad de la gestión de liquidez.
  • Integridad de los datos y reducción del tiempo y de los errores relacionados con su introducción y mantenimiento. Existe trazabilidad de todas las acciones llevadas a cabo con los efectos en cartera, así como de los apuntes contables realizados en cada acción, las notificaciones al módulo de tesorería (si proceden), o incluso conocer el documento origen que ha dado lugar a la generación del efecto.
  • Aumento de la productividad.
  • Balance entre los costes efectivos y los procesos de automatización y control.

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