Gestión de proyectos

Axional ERP/FI – Gestión de proyectos se configura como un versátil sistema de control y análisis de ingresos, gastos e inversiones imputables a un proyecto. Permite el desglose jerárquico del presupuesto en una estructura de partidas presupuestarias por niveles, y la asignación de importes económicos a cada una de ellas, los cuales se agregan en sentido jerárquico ascendente de manera automática, del mismo modo que los posteriores gastos e ingresos. Proporciona la comparación de los importes económicos previstos por períodos con aquellos que progresivamente se imputan a cada partida, bien comprometidos o aplicados, a través de la actualización de los correspondientes ingresos y gastos.

Axional ERP/FI – Gestión de proyectos constituye una potente herramienta de control presupuestario de proyectos. En cada documento o línea del mismo cuyo importe se relaciona con una partida presupuestaria se controla y eventualmente bloquea la imputación a proyectos que excedan económicamente la asignación presupuestaria inicial, bien a nivel de partida, presupuesto o ambos. También permite la ampliación de asignaciones presupuestarias a los proyectos en función de las necesidades cambiantes de los mismos, así como porcentajes de superación.

Características significativas de este módulo incluye:

  • Desglose presupuestario se realiza de manera estructurada, considerando el modelo de datos preestablecido. Asimismo, permite efectuar un desglose presupuestario de las inversiones a nivel de Períodos, Artículos, etc. Esta diferenciación facilita un seguimiento económico completo, a nivel de la evolución temporal y de partidas específicas del proyecto.
  • Enlace con módulos auxiliares como el control de caja, lo cual permite registrar automáticamente gastos no comerciales, como los pagos por caja, jornales y dietas de personal interno de la empresa o los consumos de material de almacenes propios.
  • Mecanismos de control para permitir o restringir la incorporación de nuevos gastos, la variación de los presupuestos introducidos y una vez completada una inversión, el traspaso automático a Axional ERP Finanzas – Activos Fijos.
  • Gestión de proyectos considera el estado de los importes imputados por presupuesto y partida presupuestaria, bien a nivel aplicado o comprometido. y dispone de workflows configurables sobre los mismos.
  • Seguimiento de las certificaciones asociadas a las inversiones.

Modelo de datos

El modelo de datos de Axional ERP/FI – Gestión de proyectos permite incorporar de manera flexible la estructura diseñada para el control económico de proyectos. Para ello, se parte de la definición de un presupuesto, el cual se descompone en partidas presupuestarias.

La estructura de las partidas presupuestarias puede incluir tantos niveles como requiera el seguimiento y análisis de cada proyecto, lo cual se consigue simplemente codificando las partidas siguiendo una estructura de jerárquica de árbol.

El modelo de datos de Axional ERP/FI – Gestión de proyectos no está limitado por el modelo de datos contable, sino que se éste lo complementa de cara al análisis.

Desglose presupuestario

El desglose presupuestario se da de alta para cada una de las partidas presupuestarias que componen el proyecto. Automáticamente los importes presupuestados se acumulan en las partidas de nivel jerárquico superior, sucesivamente, hasta alcanzar el nivel de presupuesto.

Límite presupuestario

Axional ERP/FI – Gestión de proyectos permite restringir el sobrepasar las cantidades económicas presupuestadas. Asimismo, permite informar porcentajes o importes de superación. Cualquier restricción de importes se puede aplicar a nivel global por presupuesto, o en cualquiera de los niveles de partidas, respecto al importe agregado por partida presupuestaria.

Esta funcionalidad permite que, pese a que algunas partidas puedan estar superando el límite presupuestado y por ello bloqueada la imputación de más gastos, si el presupuesto general no se ha excedido, entonces se admiten nuevos gastos en otras partidas.

Desglose por artículos

Detalle de ingresos y gastos

La información económica de ingresos y gastos de un proyecto se divide en dos conceptos, cada uno de los cuales corresponde a un nivel de aplicación. Esta división permite comparar el grado de evolución de un proyecto respecto al importe presupuestado.

  • Comprometido
    Estos movimientos se originarán a la validación de los documentos de gestión, por ejemplo, acuerdos, solicitudes, pedidos, albaranes, suministros, expediciones, etc.
  • Aplicado
    Estos movimientos se originarán a la validación de las facturas, de compras o ventas, o desde los distintos módulos de finanzas que interactúan con inversiones. También podrán ser introducidos manualmente sobre la propia tabla.

Obtención de datos económicos

Axional ERP/FI – Gestión de proyectos recibe datos económicos desde los módulos de la aplicación en los que se registren documentos relacionados con proyectos; como documentos de compras y ventas (pedidos, albaranes, suministros, expediciones, facturas, etc.), caja, consumos de almacén, etc. Esta información, se actualiza en el área de ingresos y gastos, identificando el origen del dato, lo cual facilita la posterior consulta por parte del usuario.

Asimismo, en el caso de documentos de gestión vinculados por el flujo documental, la evolución del documento anterior al siguiente o siguientes se actualiza automáticamente en los ingresos y gastos de la partida o partidas presupuestarias a las que se imputan.

Esta característica refleja la automatización de los procesos de obtención de información relacionada con Gestión de proyectos. Lo cual representa una mayor simplificación y agilidad, siendo un ahorro de tiempo para el usuario, además de garantizar la integridad de la información.

Control de ejecución

Expedientes

Definición de expedientes para un determinado proyecto para después asociarlos a una partida.

Certificaciones

Axional ERP/FI – Gestión de proyectos permite llevar un completo seguimiento de las certificaciones asociadas a proyectos en aquellos casos que sea necesario. Como medida básica de las certificaciones, se contempla el porcentaje de certificación y las unidades.

Gestión temporal de proyectos

Axional ERP/FI – Gestión de proyectos facilita la planificación de proyectos para su gestión adecuada. Para ello, permite definir una planificación compuesta de una serie de tareas que eventualmente pueden mantener entre si una relación de dependencia. Se mantiene, de cada tarea, su estado de ejecución, tanto en lo que a su seguimiento temporal como económico se refiere, lo cual permite comprobar en cada momento el grado de avance del proyecto de manera completa.

Axional ERP/FI –Gestión de proyectos sigue una estructura de tipo jerárquico formada por diferentes niveles de agrupación: los proyectos se componen de tareas, que a su vez pueden estar descompuestas en otras tareas más detalladas. Sin límite en el número de niveles de detalle asociados a las tareas en las que se descompone un proyecto. Asimismo, cada tarea puede relacionarse eventualmente con el control económico de proyectos.

Beneficios destacados

  • Automatización de los procesos de obtención de información relacionada con inversiones, al recibir datos económicos desde todos los módulos de la aplicación en los que se registran documentos relacionados con proyectos de inversión; como facturas de compras y ventas, caja, consumos de almacén, albaranes, etc., identificando el origen del dato. Todo ello representa un ahorro de tiempo para el usuario y garantiza la integridad de la información.
  • Incremento de productividad de los usuarios al disponer de numerosos informes de seguimiento, análisis y comprobación, los cuales abarcan el modelo de datos completo para el análisis de las inversiones abarcando múltiples criterios.