Control Presupuestario

Axional ERP/FI – Control Presupuestario proporciona un entorno para la planificación y control de los presupuestos de manera jerarquizada. Está pensado para satisfacer la necesidad de disponer de un sistema de análisis que permita el seguimiento de saldos contables frente a las estimaciones realizadas con anterioridad. Para ello, dispone de herramientas para supervisar el nivel ejecución del presupuesto y el control de cualquier desviación, y eventualmente realizar cambios en el presupuesto.

El mundo actual de la empresa presenta una clara orientación hacia la planificación y el control de los recursos asignados a las actividades de negocio. En este sentido, el análisis presupuestario puede abarcar desde el seguimiento de la evolución global de una unidad de negocio, hasta la supervisión y evaluación cuantitativa de proyectos relacionados con el lanzamiento de una nueva línea de producto o la implantación de un nuevo proceso de negocio.

Axional ERP/FI – Control Presupuestario proporciona a su empresa sólidas funcionalidades, las cuales pueden resumirse en:

  • Posibilidad de realizar distintas agrupaciones presupuestarias. Así, pueden establecerse diferentes presupuestos para cada una de las líneas de negocio, grupos, departamentos o grupo de empresas, haciendo posible su seguimiento, análisis y evolución de forma independiente o conjunta.
  • Mecanismos que automatizan la introducción de las partidas presupuestarias tanto sobre cuentas contables como sobre los centros de costos.
  • Análisis del saldo de ingresos y gastos a niveles inferiores de detalle del modelo de datos de contabilidad, hasta subcuentas o cuentas contables.
  • Están disponibles copias del presupuesto, versiones y actualizaciones siempre que se requieran, con un seguimiento completo en el sistema, mostrando los cambios aplicados a cada revisión.
  • Obtención de una previsión anual desde una estructura del presupuesto flexible, mostrando una mezcla de los cambios reales en el negocio y de las actualizaciones sucesivas del presupuesto. Esto sirve para la actualización de la previsión de resultados al cierre del ejercicio.
  • Proyecciones a varios ejercicios. Esta característica le proporcionará ayuda para mejorar la gestión del negocio, suministrando proyecciones estimativas de ingresos y gastos a varios ejercicios, lo que constituirá una valiosa herramienta para su planificación a medio y largo plazo.

Modelo de datos

La estructura en que se basa la identificación del origen de las transacciones que dan lugar a los movimientos contables, permite convertir estos datos básicos en el instrumento necesario para el análisis de la información económica de la empresa.

Funcionalidades específicas de presupuestos

Presupuesto flexible

Algunas compañías necesitan que los presupuestos de ciertas cuentas varíen automáticamente en función de la evolución de otras cuentas. Por ejemplo, el presupuesto de gastos de representación podría variar en base a determinado porcentaje del volumen de ventas reales de la empresa.

En este sentido, una característica que potencia el módulo de presupuestos es su capacidad para programar lo que denominamos presupuestos flexibles, para lo cual existe la posibilidad de asignar una partida presupuestaria, no a una cantidad fija, sino a un determinado porcentaje dinámico. Este porcentaje puede estar definido sobre el presupuesto estipulado para una determinada cuenta contable, o sobre el saldo de la misma cuenta. Este hecho permite la variación de los saldos presupuestarios, adaptándolos a la actividad real de la empresa del mismo período, en la cual están basados.

Distribución porcentual del presupuesto

La mayoría de las cifras de negocio clave evolucionan dinámicamente a lo largo del año, en lugar de permanecer estáticas mes a mes. Además, los diferentes tipos de gastos o ingresos siguen diferentes patrones; estas variaciones estacionales deben ser detectadas y gestionadas cuando se elabora el presupuesto.

Se trata de una utilidad pensada para la entrada de los presupuestos de cuentas considerando la estacionalidad que prevemos que va a tener la evolución del saldo de dicha cuenta.

Generación de presupuestos a partir de saldos y variación porcentual de presupuestos

Axional ERP/FI – Control Presupuestario permite la generación automática de presupuestos a partir de los saldos reales o balances de costes, teniendo en cuenta los valores informados de las entidades del modelo de datos de presupuestos para intervenir en la selección de los saldos de origen.

También permite el incremento o disminución porcentual a nivel de ejercicio o período de un presupuesto. Asimismo, la variación porcentual puede realizarse exclusivamente para los movimientos presupuestarios que cumplan con un determinado criterio de selección, basado en las entidades del modelo de datos.

Copia y agrupación de presupuestos

Axional ERP/FI – Control Presupuestario es plenamente flexible de cara a realizar copias y agrupaciones de presupuestos previamente existentes. La herramienta está equipada para tratar con múltiples versiones y versiones anteriores.

Informes

Axional ERP/FI – Control Presupuestario permite obtener informes de auditoría en base a la estructura del modelo de datos, lo cual permite realizar informes y llevar a cabo consultas complejas considerando las entidades del modelo de datos de los movimientos presupuestarios.

Es destacable también la gran facilidad, para el propio usuario, de exportación de datos de cualquier tabla o informe de la aplicación, a los formatos más habitualmente utilizados para el análisis y gestión de datos: Excel, PDF, CSV, etc.

Informes de acumulados

Los informes de acumulados, son especialmente interesantes, ya que son los que permiten obtener el importe de la desviación absoluta existente entre el saldo real y el previsto, así como el porcentaje que representa la desviación sobre el saldo presupuestado.

Previsión anual

Mediante este informe se puede obtener una previsión anual por cuentas contables en la cual se facilita comparar, desglosada por períodos contables, la información real con la presupuestaria. A partir de cada uno de los saldos, ya sean reales o presupuestarios, se podrá profundizar para obtener el detalle de cada uno de ellos.

Beneficios destacados

  • Agilidad para el control y análisis de desviaciones respecto a la planificación presupuestaria, y soporte para posterior toma de decisiones correctoras.
  • Facilidad para aplicar actualizaciones y revisiones del presupuesto. Pueden realizarse tantas actualizaciones de los presupuesto como sean necesarias dejando constancia, en el sistema, de los cambios realizados en cada revisión.
  • Obtención del forecast anual. En función de la evolución del real del negocio y de las sucesivas actualizaciones/revisiones del presupuesto del período, lo que le permitirá tener una previsión actualizada de cómo acabará el ejercicio.
  • Proyecciones a varios ejercicios. Podrá realizar proyecciones de cuentas de ingresos y gastos a varios ejercicios, lo que constituirá un soporte muy valioso para su planificación a largo plazo.
  • Dirección por objetivos. Es la herramienta imprescindible para el seguimiento de los objetivos asignados a cada responsable de área o línea de negocio, producto, etc.