Gestión de contactos

Clientes y contactos

Axional CRM le permite, de forma integrada con su ERP, disponer de una visión global de sus clientes y prospects, con toda la información a su alcance, incluyendo las personas de contacto, las relaciones con otros clientes o proveedores, sus condiciones comerciales, formas de pago, las ofertas u oportunidades pendientes, últimos pedidos realizados, riesgo, e incluso la situación financiera.

Organigrama empresarial

Axional CRM le ayuda a potenciar el conocimiento de la estructura organizativa de sus clientes, facilitando el direccionamiento de sus consultas y dotándole de un mayor conocimiento de cara a preparar sus próximas acciones comerciales o campañas de márketing.

Axional CRM le permite almacenar toda la información de los contactos de los clientes, incorporando datos no solamente de las empresas, sino también de las personas y estableciendo las relaciones jerárquicas de dependencia, configurando sus organigramas empresariales. También pueden definirse relaciones de dependencia entre clientes, permitiendo gestionar grupos empresariales o empresas relacionadas.

Responsables de cuenta

Axional CRM le facilita incrementar la coordinación de su organización de cara la relación con sus clientes, en cuanto a la generación de oportunidades, acciones comerciales, soporte post-venta, etc., Axional CRM le permite definir la estructura del equipo o equipos de su empresa que llevan a cabo este tipo de actividades, tanto desde un punto funcional como jerárquico (Responsable de soporte, Responsable de la cuenta, comercial, etc.).

Fuerza de ventas

Axional CRM le permite potenciar la actividad de su fuerza de ventas, mediante la asignación ágil de listas de posibles clientes, el acceso a previsiones de ventas, y el registro de toda su actividad y las acciones realizadas en una agenda común. Este sistema integra las funciones de movilidad con el objetivo de ofrecer un punto único de resolución en la interacción con el cliente.

La operativa de este sistema se ha concebido bajo cuatro requisitos principales:

  • Usabilidad
  • Independencia de la red
  • Integración con los sistemas corporativos (CRM, ERP)
  • Seguridad

El sistema cumple los más exigentes requisitos de cualquier fuerza de ventas. Sus funciones incluyen:

  • Planificación (agenda)
  • Preparación de visitas
  • Gestión de la visita
  • Reporting
  • Gestión de clientes
  • Catálogo de productos y servicios
  • Herramientas
  • Sincronización

El sistema utiliza un módulo de venta asistido que guiará el representante durante la interacción con el cliente y le ayudará a alcanzar los objetivos previstos en una visita. Este asistente informatizado utiliza el concepto de Actividad como una potente herramienta para vincular acciones y tareas con la agenda de la fuerza de ventas.

Planificación (agenda)

Toda la actividad de ventas está organizada a través de acciones que son asignadas a los representantes para que las realicen sobre determinados clientes. Una acción es un conjunto de tareas que necesita un conjunto polivalente de datos para ser completada. Las acciones pueden ser de una sola ejecución o repetitivas. El gestor de ventas define acciones y programa su calendario de ejecución. Estas acciones se asignan de forma manual o automática a la fuerza de ventas.

La agenda del vendedor se construye automáticamente a partir de las acciones asignadas.
Los representantes a su vez pueden añadir sus propias tareas y bajo ciertas condiciones modificar el tiempo de ejecución para adaptarse a las necesidades del cliente.

La agenda se sincroniza automáticamente tanto para recibir nuevas asignaciones o clientes como para notificar al sistema central de las actividades completadas.

Otras funciones clave a la ayuda del proceso de planificación incluyen:

  • Planificación de visitas de múltiples personas. El gestor de ventas puede combinar las agendas de diferentes representantes o personal de soporte técnico para definir una única visita a un cliente.
  • Calcular automáticamente la ruta al siguiente cliente mostrando un mapa y la forma más eficaz de llegar.
  • El módulo de planificación ayuda a los gestores y usuarios a seguir el estado de cada actividad asignada (completada, pendiente, cancelada, re-planificada,..).
  • El sistema mantiene un registro de la posición física de cada representante (coordenada GPS, velocidad, tiempo). Esta información permite por ejemplo:
    • Generar informes de gastos de viaje (kilometraje).
    • Asignar tareas online a personal más cercano.
    • Comprobar la ubicación de vehículos y personas.

Preparación de la visita

Antes de realizar una llamada o visita a un cliente, el representante puede revisar la información relevante relativa a la llamada. El sistema puede configurarse para mostrar todo tipos de datos como:

  • Información del cliente
  • Histórico de ventas
  • Últimos pedidos
  • Estado de los pedidos (planificación de entregas)
  • Información financiera
  • Objetivos definidos para la llamada
  • Promociones disponibles o campañas
  • Información de los competidores
  • Datos globales (por sector o industria)
  • Datos específicos para el cliente
  • Argumentos para ser usados frente a la competencia

Esta información puede ser consultada justo antes de cruzar la puerta del cliente.

El sistema incluye un módulo de alertas que ayuda en la gestión de situaciones críticas. Antes de una visita a un cliente, el módulo puede mostrar mensajes de aviso en el dispositivo móvil. Estas alertas pueden incluir:

  • Tiempo transcurrido desde el último pedido (global o por producto)
  • Pedidos cancelados o materiales devueltos
  • Incidentes de calidad
  • Ventas cercanas a un nivel de descuento

Gestión de la visita

El módulo de asistente de ventas guiará al representante durante el proceso de interacción con el cliente. Un amigable interface de usuario (de coste cero de aprendizaje) utilizando el concepto de acción le ayudará a conseguir sus objetivos.
Todas las tareas planificadas se agrupan en lo que denominamos acciones. Las acciones permiten capturar cualquier tipo de información como:

  • Introducción de cantidades
  • Campos de texto para introducir información o comentarios
  • Listas de selección predefinidas tanto de selección única como múltiple
  • Checkboxes para informar sobre cosas como tarea realizada, OK, etc.
  • Fechas, horas e intervalos temporales
  • Fotos, vídeos, registros de audio
  • Firmas
  • Posición GPS donde se registra la transacción

Estos elementos pueden ser utilizados para construir transacciones complejas diseñadas específicamente para cubrir las necesidades de la organización.

  • Revisar precios
  • Comprobar promociones, descuentos disponibles
  • Verificar disponibilidad de productos y fechas de entrega
  • Tomar pedidos y comprobar el estado de crédito
  • Gestionar devoluciones de material
  • Verificar
  • Añadir información suplementaria (imágenes, vídeos)
  • Registrar eventos de control de calidad

Mediante un simple clic o de forma desasistida el dispositivo móvil se sincronizará con el servidor central facilitando la toma de decisiones de la organización.

Gestión de clientes

Con Axional Sales Force el departamento de IT puede construir formularios estandarizados que muestren la información relevante de un cliente. Los datos pueden ser siempre consultados en tiempo real asegurando que el representante dispone de los datos más recientes.
Los vendedores pueden usar la gestión de clientes para:

  • Obtener información del cliente, dirección, personas de contacto, etc
  • Realizar una llamada directa, enviar SMS o mail usando los datos de contacto
  • Calcular la ruta óptima para llegar al cliente desde la posición actual
  • Revisar la actividad del periodo
  • Obtener información de la competencia
  • etc.

La información del cliente ayudará al representante a un mejor entendimiento de las necesidades de éste. Los nuevos vendedores se beneficiarán de la información existente, reduciendo su curva de aprendizaje y mejorando su efectividad.

Catálogo productos y servicios

El catálogo de productos de la empresa está disponible en el dispositivo móvil mediante un sistema intuitivo que facilita la búsqueda y presentación de productos.

El sistema de búsqueda permite la navegación a través de familias de productos, tallas, colores o cualquier otra variación. El catálogo ofrece las siguientes prestaciones:

  • Mostrar datos técnicos
  • Documentos de especificaciones
  • Manuales y esquemas
  • Instrucciones de uso
  • Imágenes en diferentes resoluciones incluyendo rotación a 360 grados
  • Vídeos
  • Verificar precios
  • Precios actuales
  • Campañas activas y promociones
  • Verificar disponibilidad y fechas de entrega mediante el acceso directo a los sistemas logísticos
  • Obtener datos de los competidores

Los datos técnicos como documentos PDF o imágenes pueden venir directamente de los sistemas corporativos y ser almacenados en el dispositivo móvil permitiendo un rápido acceso incluso cuando no existe conexión.

Herramientas

Axional Sales Force incluye herramientas para ayudar a los representantes en su actividad diaria y para cumplir con las políticas de la empresa.

Una de estas herramientas es la gestión de gastos automatizada. Mediante esta herramienta el representante puede:

  • Calcular automáticamente el kilometraje en un periodo de tiempo:
    • A partir de los datos de localización recogidos del GPS
    • Mediante la confirmación al terminar la visita
  • Introducción de los datos directamente:
    • Datos alfanuméricos (conceptos y gastos asociados a visitas o actividades)
    • Fotografía de los recibos y tickets

Mediante un simple clic, los gastos son enviados desde el dispositivo a los sistemas centrales facilitando de este modo el proceso de verificación y contabilización.

Gestión de oportunidades y ofertas

Cuando se genera una oportunidad, no hay que dejarla perder. Axional CRM simplifica el seguimiento de las oportunidades, la incorporación de workflows automáticos y el análisis de situación de cada oportunidad hasta la oferta o contrato.

Oportunidades

La integración de una oportunidad en el sistema CRM posibilita un mejor tratamiento lo cual aumenta las expectativas de éxito, además de incrementar de nuevo la base de conocimiento ya que una oportunidad no materializada puede representar una nueva oportunidad en el futuro.

Axional CRM dispone de informes que permiten analizar las oportunidades en base a las probabilidades de llegar a ser una venta, afectando a la previsión de ventas asi como aquellas que se han materializado, permitiendo focalizar los esfuerzos en aquellas oportunidades que disponen de mayores probabilidades de éxito.

Ofertas

Profundizando en el concepto de integración total de Axional CRM, la gestión de ofertas le proporciona un mecanismo fácil, robusto y seguro para la creación y seguimiento de las ofertas realizadas.

Su fuerza de ventas podrá analizar de manera ágil y sencilla los ratios de éxito o fracaso obtenidos en campañas, mailing y oportunidades de venta a partir de las cuales se hayan originado las ofertas.