Finanzas

La gestión financiera de Axional ERP se adapta a las problemáticas más exigentes de las empresas de distribución y venta al detalle, para proporcionar con alta eficacia en el tratamiento de la información el mayor grado de control y funcionalidades de gestión de procesos en el área de contabilidad y finanzas, facilitando la toma de decisiones.

Contabilización caja

Axional ERP permite incorporar de manera automatizada toda la complejidad que pueda existir asociada a los procesos de contabilización de caja y optimizar su posterior tratamiento contable y financiero.

En función del tipo de punto de venta, es posible diferenciar las características del modelo de contabilización a aplicar, como puede ser por ejemplo el caso de un modelo de venta al detalle vs. Cash & Carry.

Partiendo de un determinado modelo de contabilización, se facilita diferenciar contablemente las ventas correspondientes a una liquidación según los distintos tipos de productos que las componen, permitiendo diferenciar contablemente las ventas tanto a un mayor o menor grado de detalle, como puede ser respectivamente a nivel de artículo individual, familia de artículos, o sección analítica. Así como eventualmente diferenciar únicamente la tienda origen de las ventas.

En el detalle de la liquidación de caja constan los importes teórico, obtenido a partir de los tickets abarcados por la liquidación, y declarado de cobros y devoluciones; agregados por cada una de las distintas formas de cobro informadas en los tickets de venta que resume la liquidación.

Para la definición de los tipos contables se abarca una serie de opciones con repercusión contable.

Tipos de cobro

Para cada tipo de cobro es posible asignar atributos que permiten el reflejo contable mediante:

  • Cuenta contable, permitiendo diferenciar contablemente los ingresos de formas de cobro como efectivo o tarjetas de crédito de diferentes entidades y franquicias, así como vales de proveedores, vales promocionales, o cuentas de crédito a clientes individuales.
  • Tipo de efecto de cartera para formas de cobro cuya contabilización como ingreso o gasto (ejemplo vales promocionales) se realiza posteriormente mediante gestión administrativa de cartera.
  • Operación de tesorería para integración automática con previsión de tesorería real.
Efectivo

La definición de tipos de cobro permite vincular cada tienda con la oficina bancaria en la que se realiza el ingreso de efectivo. De este modo, en el caso de ingresos por efectivo, no sólo se contabiliza el importe de cobros de efectivo de cada liquidación, sino que también se facilita contabilizar el ingreso en la oficina bancaria, generando la previsión de tesorería real. En al alta de los movimientos de tesorería real, es posible informar como referencia el código de la oficina en la que se efectúa el ingreso, facilitando la conciliación posterior con el extracto bancario.

En un modelo de Cash & Carry, eventualmente puede combinarse la contabilización ddel traspaso diario en unas tiendas de los ingresos de efectivo en cuenta bancaria, con la contabilización en la caja centralizada de la empresa, por ejemplo en el Cash central, a la espera de gestionar su ingreso bancario mediante transporte seguro.

Mediante estas funcionalidades se asegura disponer de información contable actualizada y se facilita un mayor control respecto a la conciliación bancaria.

Tarjetas de crédito

Para los ingresos correspondientes a tarjetas de crédito, creando tipos de cobro específicos por las entidades y eventualmente tipos de tarjetas con comisiones o días de valor diferenciadas, se facilita la contabilización de ingresos y comisiones calculadas, la generación de previsión de tesorería real, y posterior comprobación de comisiones aplicadas.

De manera similar al efectivo, su contabilización permite generar la previsión de tesorería real, diferenciando en este ámbito no sólo la entidad, cuenta bancaria, y tipo de tarjeta, si no eventualmente si se trata de cobros de tarjetas procesados mediante datafono o pasarela de pago.

Si bien la contabilización de las liquidaciones individuales de las tiendas genera asientos contables diferenciados, en la generación de la previsión de tesorería real, se dispone de un proceso de contabilización posterior para aquellos tipos de cobro gestionados mediante pasarela de pago cuyos importes de agrupan en un único apunte, lo cual facilita la conciliación de un único apunte bancario de tarjetas por entidad bancaria para el conjunto de tiendas.

Comisiones bancarias

Podrá contrastar de manera óptima las condiciones de comisiones bancarias de tarjetas de crédito pactadas con sus entidades bancarias, con la información integrada a partir del extracto bancario.

Axional ERP/Retail calcula las comisiones teóricas de tarjetas de cada liquidación, teniendo en cuenta la entidad, fechas de vigencia, y franquicia de la tarjeta (Visa, Amex, etc.). Es posible reflejar las comisiones contablemente tanto como gasto por tienda, como en su repercusión sobre los ingresos totales del tipo de tarjeta al que corresponden. De este modo, en los casos que sea necesario, la previsión de tesorería real de cada tipo de tarjeta se da de alta considerando las comisiones teóricas acordadas; bien como resta sobre el importe neto de ingresos o como un apunte complementario de signo negativo, según la operativa de la entidad.

Esta funcionalidad facilita la conciliación bancaria, la verificación de las condiciones de comisiones pactadas con cada entidad por tipo de tarjeta, y en última instancia, la evaluación del negocio global bancario con cada entidad.

Otros tipos de cobro

Se abarcan otros tipos de cobro que implican crédito a clientes, vales, etc. que implican su reflejo en cartera de o su contabilización como gasto.

En los casos que se requiera reflejar en cartera de cobro un efecto específico para gestionar el vencimiento de una venta a crédito a un cliente determinado, Axional ERP/Retail permite generar una factura a partir de un ticket, y a partir de la contabilización de la factura, seguir el circuito de cartera correspondiente al tipo de efecto (cheque, transferencia, etc.).

Contabilización de impuestos

Axional ERP/Retail automatiza el cálculo de impuestos agregados por liquidación de caja en el proceso de contabilización. Para ello, permite obtener los datos de impuestos bien directamente de los tickets, o de los datos de ventas de retail almacenados en el módulo de Análisis y DataWarehouse, a efectos de optimización de la velocidad del proceso.

En los casos que se requieran registros de impuestos individuales para determinados clientes, en los que se identifique el CIF y los datos específicos del cliente, Axional ERP/Retail permite generar una factura a partir de un ticket.

Diferencias de caja

Axional ERP/Retail calcula automáticamente las diferencias entre los ingresos teóricos y los ingresos sumados por liquidación de caja. En función del signo del resultado, se asigna la posición contable y la cuenta contable de diferencias obtenida de la parametrización del asiento contable de la tienda.

Integración con TPV Virtual

La integración con el TPV Virtual para venta vía Web se realiza mediante la incorporación de los ficheros de detalle de movimientos de ingresos y devoluciones correspodientes a las distintas formas de cobro, como pueden ser:.

  • TPV Virtual
  • Paypal
  • Contrareembolso

Cada forma de cobro puede tener unas condiciones de comisiones determinadas, las cuales se consideran al calcular automáticamente los flujos de tesorería de comisiones al generar los movimientos agrupados de previsión de tesorería real de ingresos para su conciliación con el extracto bancario.

Reglas de conciliación bancaria

En el caso de la conciliación bancaria de una empresa de distribución y venta al detalle, existen diversas particularidades que se traducen en reglas específicas de conciliación.

En primer lugar, respecto a la conciliación de ingresos de efectivo, se intentar obtener una coincidencia respecto a la oficina bancaria en la que se efectúa el ingreso y la notificada en el movimiento de extracto bancario.

Por otro lado, suspectibles de aplicación tanto para efectivo como tarjetas de crédito, se abarca la definición de reglas referentes a:

  • Número máximo de días de decalaje entre la fecha de operación del movimiento de tesorería real y fecha de valor informada en el extracto bancario.
  • Posibles diferencias por redondeo. Para ello, se permite definir un margen máximo de redondeo por entidad y tipo de concepto propio, así como la cuenta contable a la que se repercute contablemente en cada tipo de operación, el importe de las eventuales diferencias existentes en los casos de conciliación automática que se cumplan los márgenes parametrizados.

Cierre contable y consolidación

El cierre contable y la consolidación utilizan las funcionalidad de Axional ERP/FI para automatizar los procesos de agregación y cancelación de saldos de conciliación.

Para ello, Axional ERP permite la identificación automática tanto de la contabilización de compras y ventas, como de otros asientos contables, que corresponden a transacciones u otro tipo de registros contables (cartera, deuda, etc.) en los que intervienen empresas pertenecientes a un mismo grupo de consolidación, de cara a la posterior cancelación de saldos de consolidación.

Beneficios destacados

  • Incorpora de manera automatizada toda la complejidad que pueda existir asociada a los procesos de contabilización de caja y optimiza su posterior tratamiento contable y financiero.
  • Asegura disponer de información contable actualizada y se facilita un mayor control respecto a la conciliación bancaria.
  • Se integra con medios alternativos de pago como TPV Virtual.
  • Permite verificar las condiciones de comisiones pactadas con cada entidad por tipo de tarjeta, y en última instancia, la evaluación del negocio global bancario con cada entidad.
  • Automatiza las funciones de consolidación contable.