ARMIS

Axional ERP/ARMIS constituye una aplicación centralizada para grupos de talleres de reparación y mecánica rápida, que a su vez permite la gestión independiente de cada taller o pequeños grupos de talleres, en este modelo, disponiendo de maestros propios complementados con los comunes a todo el grupo.

Supone para los talleres la mejora del control de todos los procesos implicados en la actividad de backoffice. Gracias a ser una aplicación centralizada, proporciona agilidad a la hora de querer ampliar o añadir nuevos circuitos al sistema.

Axional ERP/ARMIS dota al usuario de funcionalidades que agilizan la gestión administrativa de las órdenes de reparación y circuitos específicos como los de renting.

Incorpora un terminal punto de venta TPV específico para el sector, que da el mayor soporte a las acciones críticas de los talleres. Está integrado con Axional ERP, para disponer de aspectos como stock en línea,  gestión contable y financiera, y datos maestros del área comercial o de compras.

Documentos de venta

Órdenes de reparación

Las órdenes de reparación son el documento de trabajo principal en la operativa de venta de los talleres de mecánica rápida. Esta entidad permite incorporar la lógica asociada a los distintos tipos de ventas existentes en los talleres, de manera flexible.

Para ello, el usuario, indica el tipo de orden que se lleva a cabo, la cual puede diferenciarse en base a distintas tipologías pre-configuradas, para tratar requerimientos de información y circuitos de gestión específicos. En este sentido se incluyen los siguientes tipos de órdenes: presupuestos y reparaciones. Estas últimas pueden ser de cliente individual o asociadas a un vehículo de empresa de renting.

En la orden de reparación se informan los datos del taller y el mecánico, así como las características esenciales que identifican el vehículo y su propietario, así como eventualmente la empresa de renting a la que pertenece el vehículo.

Estos atributos se almacenan tanto para mostrarse en la impresión de la orden, como para ser recuperados en posteriores órdenes correspondientes al mismo vehículo a partir del número de matrícula del mismo. De este modo, se agiliza la operativa de trabajo en un entorno laboral de rápida y constante exigencia.

Los presupuestos, permiten simular una futura orden de reparación, convirtiéndose automáticamente en una orden en el momento que el usuario lo considere.

A partir de la orden de reparación, se automatizan los procesos administrativos asociados tanto a clientes individuales como empresas de renting. En este último caso, se generan automáticamente tanto los documentos de la venta del servicio al cliente, como de facturación por parte del taller o grupo de talleres a la empresa de renting.

Una vez esté finalizada la reparación, Axional ERP/ARMIS permite notificar vía SMS al cliente.

Para su impresión y entrega al cliente, se dispone de formatos de impresos adaptados, totalmente personalizables, de las órdenes de reparación, presupuestos y facturas, cumpliendo con la normativa legal.

A partir de las órdenes de reparación se dispone de informes de historial de reparaciones por vehículos y clientes, individuales o flotas de renting, incluyendo datos del vehículo, por ejemplo datos técnicos, matrícula, chasis, marca, modelo, kms, etc.

Tickets

Los tickets, a diferencia de las órdenes de reparación son documentos que no requieren la introducción de los datos fiscales del cliente; por la cual cosa su importe no debe superar los 90 Eur en el caso de España, por requerimientos legales.

Axional ERP/ARMIS permite una rápida selección y creación de los registros, lo cual es una ventaja en este caso al tratarse de ventas de importe más reducido. Habitualmente la lista de artículos abarcados es menos extensa, una posibilidad en determinados casos es utilizar artículos genéricos específicos por familia, tales como Lavado, Equilibrado, Mano de obra, Pinchazo, Recambio, Varios, etc.

Los tickets se registran en un mantenimiento propio, diferenciado de las órdenes de reparación. Se integran en la contabilidad bien vía liquidación de caja en la que se resumen las ventas y cobros de los tickets, o mediante la generación a partir de tickets por fechas de facturas individuales o agrupadas que no superen el importe máximo admitido para tickets.

Funcionalidades de gestión rápida de órdenes de reparación

Axional ERP/ARMIS, dispone de funcionalidades que facilitan el alta y gestión de las órdenes de reparación. Mediante el número de matrícula, se recuperan los datos del vehículo a partir de la información de su última vista, bien a un determinado taller o grupo de talleres, según el modelo de gestión elegido. Asimismo, se accede a la consulta completa de la última orden de reparación.

Cuando se trata de la primera visita de un vehículo, para facilitar la identificación del mismo, se dispone de la relación de marcas en el mercado, con sus anagramas para facilitar su identificación, así como de sus modelos.

Respeto al maestro de clientes, el terminal punto de venta facilita también la consulta por aquellos datos más significativos de la ficha de un cliente, tanto si es de venta mostrador como de venta a crédito.

En la consulta por CIF, se valida que el CIF introducido es correcto. Y a continuación, si fuera necesario se permite actualizar los datos del cliente durante el alta del documento.

Entrada rápida detalle orden de reparación

Para el alta del detalle de una orden de reparación, Axional ERP/ARMIS dispone de algunas funcionalidad que agilizan la operativa y facilitan la selección de los artículos adecuados para cada reparación.

  • Filtros: por familia o fabricante, de cara a acotar la selección de artículos mostrada. Limpiar los filtros utilizados.
  • Control para validar, cancelar documentos. Añadir, Anular línea o todas las líneas, Activar todas las líneas.
  • Botones para añadir artículos muy utilizados, como kits de montaje.
  • Botón Varios para introducir artículos genéricos, a los que se añade descripción, cantidad, precio.

En el caso de neumáticos, se muestran las características específicas, como fabricante, modelo, ancho, perfil, y diámetro. Así como su precio, si está en oferta, y su precio final total con mano de obra e impuestos.

Botones auxiliares

Se dispone de algunas características específicas potencialmente asociadas a una orden de reparación, como indicar si corresponde a una promoción, si existe garantía en piezas o componentes, garantía en mano de obra; si el cliente recogerá piezas, hay que entregar el vehículo, así como qué hacer en caso de imprevistos (avisar/proceder).

Cobro y arqueo de caja

Gestión vía TPV de cobros y arqueo de caja al final de cada turno.

Renting

Los rentings, suelen ser acuerdos comerciales donde un propietario de un vehículo de renting, en caso de averías, puede dirigirse a los distintos talleres adheridos al renting para realizar la reparación o cambio de neumáticos. El Taller no cobra al conductor, sino que la facturación se realiza a la empresa de Renting. Para ello, se requiere un número de autorización, que facilita la empresa del renting para dar el visto bueno a dicha reparación.

El TPV verifica que no exista otro renting con el mismo número de autorización de la misma empresa de renting, en cuyo caso no permite continuar con la orden de reparación.

Axional ERP/ARMIS permite gestionar de manera automática la facturación a las empresas de renting y la liquidación de las bonificaciones pactadas. Asimismo, permite consultar el historial de reparaciones de cada empresa de renting.

Facturación clientes a crédito

La facturación periódica de clientes a crédito se automatiza gracias a que de manera automática a partir de las órdenes de reparación se generan los albaranes que posteriormente se facturan según la periodicidad establecida para cada cliente. Agrupándose a nivel de empresa, para los talleres que abarque, o bien a nivel de taller.

Mecánicos

Cada mecánico dispone de un perfil personalizado como empleado, que le permite identificar y gestionar independientemente sus documentos. Asimismo, se dispone de informes de productividad por mecánico (partes de trabajo, reparaciones, tiempo de las operaciones, etc.), y se integra con la gestión de incentivos de Axional ERP/SD.

Integración web

Venta de servicios

La venta vía web de servicios de mecánica rápida, y los neumáticos, accesorios, etc. asociados, permite planificar la carga de trabajo y agilizar las gestiones administrativas de cada cliente a su llegada al taller.

A través del interfaz con este canal de venta, Axional ERP/ARMIS recibe automáticamente las peticiones de servicio dadas de alta en la web vía web-service, generando una orden de reparación disponible para ser consultada a la llegada del cliente al taller, y confirmada una vez llevada a cabo. Asimismo, se crea el pedido de material al proveedor y la factura para ser conformada, para aquellos artículos de los que no se guarda un inventario permanente, por ejemplo neumáticos de determinados fabricantes y referencias.

Consulta B2B a proveedores y fabricantes

Otro tipo de integración web corresponde al alta de productos de fabricantes y precios de referencia, así como la consulta a los proveedores de artículos, stock disponible y precios.

Venta B2B de proveedor a taller

Se incluye la generación de la venta desde el proveedor de neumáticos o componentes al taller vía integración mediante web-service.

Compras

Axional ERP/ARMIS incluye funcionalidades de compras especialmente adaptadas a las necesidades de los talleres.

  • Propuestas automática de pedidos por niveles de stock de reposición.
  • Desde la propia orden de reparación se cursan órdenes de compras en caso de falta de stock.
  • Notificación de los pedidos a los proveedores vía: fax, email, EDI, B2B.
  • Archivo documental, a fin de tener integrado en el sistema la documentación que proporcionan los proveedores.
  • Catálogo gráfico de los artículos.
  • Sistema estadístico de las compras.

Logística

Axional ERP/ARMIS ofrece las funcionalidades necesarias para la gestión logística y de inventarios de los talleres.

  • Gestión del stock on line de los talleres y consulta de stock de los proveedores vía B2B.
  • Control y aviso de repuestos cuyo stock es inferior a niveles mínimos, completado con la eventual generación de pedidos de reposición automática, comunicados vía email o B2B.
  • Traspasos o cesiones entre talleres o central y talleres.
  • Valoración del stock a coste medio, FIFO, ó LIFO.
  • Inventarios. El sistema permite dar de alta recuentos tanto de cierre y valoración como rotativos, por ejemplo, por familias de artículos, rotación, clasificación ABC, etc.

Gestión de red de talleres como empresas independientes

Axional ERP/ARMIS permite en una única base de datos la gestión independiente de distintas empresas que componen una agrupación de talleres bajo una misma franquicia. Permite combinar el alta y mantenimiento de datos maestros centralizado con el individual de cada taller, incorporando restricciones de visualización respecto para los registros particulares de un taller o agrupación de talleres, desde el resto.

Este tipo de restricción es asimilable tanto a la gestión de vehículos y flotas, a órdenes de reparación y documentos de gestión (compras y ventas), al área comercial (maestros de artículos, clientes y proveedores); y al área contable y financiera, en la que por ejemplo de manera centralizada puede mantenerse un plan contable centralizado o los formatos de presentación de estados contables, mientras que cada taller puede dar de alta artículos propios, o datos de domiciliaciones bancarias de clientes y proveedores particularizadas.

Beneficios destacados

  • Flexibilidad para combinar gestión centralizada e independiente por taller en una única base de datos.
  • Agilidad en la gestión administrativa de los renting.
  • TPV específico para la operativa de mecánica rápida de los talleres, facilitando la operatividad de las acciones de un taller.
  • B2B con proveedores y fabricantes.
  • Mejora del control de todos los procesos implicados en la actividad de backoffice.