Axional Mobile AES

Axional Mobile AES (Airport Employee Scrutiny) es un sistema que permite organizar y gestionar las actividades de los investigadores de campo, asegurando que se cumplen los procedimientos y normativas. Su funcionamiento se adapta tanto para gestión individual de un aeropuerto como para la gestión centralizada de una red de aeropuertos.

El sistema consta de un módulo central de gestión y supervisión y de una parte móvil que utiliza un módulo de investigación asistido que guiará al investigador durante el trabajo de campo para cumplir los objetivos previstos. Este asistente informatizado utiliza el concepto de Actividad como una potente herramienta para vincular acciones y tareas con la agenda de los investigadores de campo.

El diseño de Axional Mobile AES se basa en las siguientes premisas fundamentales:

  • Seguridad

El sistema está dotado de las máximas garantías de seguridad en la transmisión y tratamiento de la información:

  • Permite trabajar de forma completamente “offline” con la agenda de actividades ya recibida. Cuando se restablece la comunicación se envían los datos cumplimentados y se recibe la agenda actualizada
  • En caso de avería o pérdida de un terminal, el usuario se identifica (“login”) en otro dispositivo y tiene de nuevo accesible toda su información. El responsable del sistema puede además de bloquear el acceso, enviar un mensaje SMS de destrucción de los datos almacenados localmente
  • Perfiles de los usuarios y patrones de acceso a datos basados en “entity rules”
  • Cumplimiento de normativas

En general, los planes de seguridad obligan a llevar una trazabilidad de las actividades realizadas, y una validación de que las inspecciones se realizan de acuerdo con los protocolos establecidos. Las funcionalidades de Axional Mobile AES permiten que los responsables de la seguridad tengan una garantía de que las actividades se ejecutan en conformidad con las normativas.

  • Facilidad de uso
  • Interfaz simple e intuitiva. La curva de aprendizaje de los usuarios es prácticamente cero.
  • Acceso remoto a información textual y gráfica de los datos sujetos a investigación.

Funcionalidades

Axional Mobile AES dispone de todas las funcionalidades para asegurar que los procesos de investigación son efectivos desde el punto de vista de seguridad y eficientes en coste. Las funcionalidades se agrupan en los siguientes módulos:

Planificación

Toda la actividad de investigación en campo está organizada a través de acciones que son asignadas a los investigadores para que las realicen sobre determinados empleados. Una acción consiste en una serie de tareas que necesita un conjunto polivalente de datos para ser completada. Las acciones pueden ser de una sola ejecución o repetitivas.

El planificador o responsable del sistema define las acciones de investigación y programa su calendario de ejecución. Estas acciones se asignan de forma manual o automática a los investigadores en forma de Fichas de Investigación.

Fichas de investigación

Las fichas de investigación se generan a partir de dos orígenes:

  • En base a una propuesta de investigación. El sistema dispone de un proceso de inspección que periódicamente indica a qué empleados se debe investigar. Este proceso genera las propuestas a partir de dos mecanismos:
    • Aleatorio: aleatoriamente el sistema propone qué empleados deben ser inspeccionados siguiendo ciertas reglas, proponiendo más revisiones en los lugares de trabajo que se consideran de más riesgo.
    • Rotativo: de forma rotativa y periódica se van seleccionando los empleados que serán sometidos a investigación.

En base a este informe, el responsable de seguridad determina definitivamente los empleados sujetos a investigación y el sistema genera las correspondientes fichas de investigación.

  • Directamente a partir de un Aviso de inspección: En los casos en que se hayan observado conductas sospechosas, o se hayan recibido avisos anónimos, etc., se registra un Aviso de Investigación para un determinado empleado. En este Aviso se registran los datos del empleado a investigar y el tipo de sospecha, a fin de determinar la mayor o menor prioridad en la próxima investigación.La correspondiente ficha de investigación se genera en base a los datos del aviso de inspección registrado y al tipo de prioridad asignada a la investigación. El sistema contempla las interrelaciones entre avisos e investigaciones. Por ejemplo, de la investigación de un familiar o conocido, se puede derivar un Aviso de inspección para otro empleado.
Asignación del investigador

En el mismo momento que se abre la ficha de investigación ya se puede asignar el investigador. El sistema permite ver las cargas de trabajo previstas de cada investigador para facilitar la asignación óptima de la ficha. La agenda del investigador se construye automáticamente a partir de las rutas asignadas. Al poner en marcha su dispositivo móvil se sincronizará automáticamente su agenda de inspecciones a realizar.

Los investigadores de campo a su vez pueden añadir sus propias tareas y bajo ciertas condiciones modificar el tiempo de ejecución para adaptarse a las necesidades de la situación real.

Desde el dispositivo móvil puede verse toda la información de la ficha del empleado (con todos los datos asociados) y cualquier documento adjunto (documentos anexados, Word, Excel, certificados, fotos, vídeos, sonido, etc.)

Gestión de agendas

La agenda se sincroniza automáticamente tanto para recibir nuevas tareas o asignaciones como para notificar al sistema central de las actividades completadas.

Desde los sistemas centrales, los responsables del sistema disponen en todo momento de información fiable de cómo se desarrollan las operaciones en campo y pueden actuar en consecuencia. Axional Mobile AES ofrece las siguientes funciones:

  • Modificación en tiempo real de la agenda. Las actividades urgentes se pueden planificar desde central y enviarlas al investigador asignado, cuya agenda se actualiza instantáneamente, sin necesidad de regresar a la oficina para recoger documentación.
  • El sistema muestra el grado de avance de las rutas de investigación asignadas y es capaz de gestionar las rutas interrumpidas o pendientes de completar debido a una incidencia.
  • Visualización de diversas estadísticas sobre el trabajo realizado, de manera que el propio investigador puede hacer un seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos marcados.
Otras funciones

Otras funciones clave a la ayuda del proceso de planificación incluyen:

  • Planificación de rutas con múltiples personas. El responsable de planificación puede combinar las agendas de diferentes investigadores o personal de soporte para definir una única ruta de investigación.
  • Calcular automáticamente la ruta a la siguiente actividad mostrando un mapa y la forma más eficaz de llegar.
  • El módulo de planificación ayuda a los gestores y usuarios a seguir el estado de cada actividad asignada (completada, pendiente, cancelada, re-planificada,..).
  • El sistema mantiene un registro de la posición física de cada investigador (coordenada GPS, velocidad, tiempo). La función básica de este registro es la trazabilidad de las operaciones de campo, aunque también se puede utilizar para otros fines, por ejemplo:
    • Generar informes de gastos de viaje (kilometraje).
    • Asignar tareas online al investigador más cercano.
    • Comprobar la ubicación de vehículos y personas.
Mapa del recorrido en base a la agenda

El sistema controla en todo momento la posición geográfica de cada dispositivo móvil. Esta información es utilizada por el sistema para facilitar la planificación del trabajo diario de cada investigador desplazado sobre el terreno permitiendo:

  • Visualizar la ruta a cada centro de trabajo desde la ubicación actual.
  • El recálculo en tiempo real de la nueva ruta si se modifica la agenda.

Información central

En la base de datos corporativa se almacena la información relativa a los empleados. Parte de esta información proviene directamente a partir de interfases con los sistemas de Recursos Humanos (nombre, domicilio, etc.). Axional Mobile AES maneja adicionalmente información complementaria, como por ejemplo:

  • Historial profesional completo y detallado. Fecha inicio y fin de cada empresa en la cual ha trabajado y el motivo de cambio de empresa. Datos sobre sueldos y puestos que ocupó.
  • Histórico de los cambios de puesto a fin de disponer de un historial de los diferentes lugares en los cuales ha ido trabajando el empleado.
  • Relaciones: Estructura arborescente con las relaciones con otras personas. Incluye todo tipo de relaciones: familiares, de amistad, profesionales, etc. Esta estructura se puede mostrar gráficamente, de manera que es fácil visualizar relaciones derivadas, por ejemplo, amigos de familiares. El sistema dispone de funciones para realizar comparaciones cruzadas para mostrar las relaciones comunes a diversos empleados.
  • Datos económicos: entidades bancarias que utiliza normalmente, inversiones, sociedades en las que participa, etc.
  • Propiedades inmobiliarias: registro de las diferentes propiedades que tenga el empleado o su entorno familiar. Permite adjuntar documentos escaneados de escrituras de las propiedades.
  • Vehículos: registro de los diferentes vehículos que tenga el empleado o su entorno familiar.

Esta información se obtiene y se actualiza a través de diversas fuentes, especialmente a través de los procesos de investigación, gobernados por el módulo de planificación de Axional Mobile AES. Los cambios en los datos definidos como críticos generan un aviso al responsable del sistema. Este aviso previo, puede transformarse en un aviso de investigación por decisión del responsable.

En la base de datos corporativa se almacena también con el grado máximo de detalle las actividades de investigación realizadas y los resultados que se han obtenido. El sistema dispone de una trazabilidad completa de las acciones realizadas:

  • Investigador que ha realizado la acción.
  • Momento exacto del día en el que ha registrado la información en el sistema.
  • Registro completo de la posición geográfica real a lo largo de la ruta de investigación. El sistema guarda dos tipos de rutas.
    • Ruta teórica que debería haber seguido el investigador en base a la agenda asignada.
    • Ruta real en base a las fichas de investigación y tiempo invertido en cada inspección.
  • Personas que han procesado el dato recibido: Registro de auditoria de los cambios realizados en cada una de las tablas del sistema por el personal autorizado al acceso del sistema. Se registra: Fecha y hora del cambio, IP desde la cual accedió el usuario, tabla y campo modificado, etc.

Investigación en campo

El módulo de asistente de investigación guiará el investigador durante el proceso de revisión en campo. Este asistente dispone de un amigable interface de usuario (de fácil aprendizaje) que le ayudará a cumplimentar las tareas asignadas.

Todas las tareas planificadas se agrupan en lo que se denomina Ficha de Investigación. Para adaptarse a las necesidades de cada aeropuerto las Fichas permiten capturar cualquier tipo de información como por ejemplo:

  • Introducción de cantidades
  • Campos de texto para introducir información o comentarios
  • Listas de selección predefinidas tanto de selección única como múltiple
  • Casillas de marcado para informar sobre cumplimentaciones, tareas realizadas, OK, etc.
  • Fechas, horas e intervalos temporales
  • Fotos, videos, registros de audio
  • Firmas
  • Posición GPS donde se realiza físicamente la revisión o investigación
Mostrar las propiedades

Desde el dispositivo móvil el investigador puede consultar en un mapa las diferentes propiedades que tiene el propio empleado y opcionalmente, visualizar también las propiedades que tienen las personas relacionadas (familiares, amigos,…). El sistema puede calcular la ruta en caso de que el investigador deba realizar algún tipo de inspección sobre los inmuebles.

Mediante un simple clic o de forma desasistida el dispositivo móvil se sincronizará con el servidor central de manera que la organización dispone de información en tiempo real.

Supervisión de las investigaciones

Mediante Axional Mobile AES, los responsables de la seguridad disponen de un sistema de reporting en tiempo real de la actividad de investigación, tanto en una visión global como detallada por cada investigador.

Al tratarse de información en tiempo real, pueden gestionarse de inmediato las incidencias modificando las tareas asignadas o teniendo en cuenta ciertas observaciones o consideraciones para planificar nuevas investigaciones.

El sistema incluye un amplio conjunto de informes y estadísticas de gran riqueza gráfica que se pueden mostrar también en el dispositivo móvil. Gracias a los servicios que ofrece la plataforma Axional Mobile AES se pueden implementar en cuestión de minutos, nuevos informes adaptados específicamente a las necesidades de su organización.

Sincronización

Axional Mobile AES permite a los usuarios acceder y modificar datos de los sistemas en línea y fuera de línea. Cuando la conexión está disponible, los datos modificados en ambas direcciones son sincronizados automáticamente.

La herramienta de sincronización permite al departamento de IT mantener las bases de datos de los terminales, conocer su estado y realizar operaciones de mantenimiento. Una política de sincronización determina qué tablas y qué conjuntos de datos deben ser sincronizados para un usuario.

Seguridad

Debido a las características de la información manejada por el dispositivo móvil se requiere un sistema de seguridad para evitar la fuga de datos ante una pérdida o robo del mismo. Axional Mobile AES dispone de la infraestructura de seguridad necesaria para gestionar la información, que incluye:

  • El sistema de asignación y control de bases de datos que permite definir qué usuarios y bajo qué condiciones pueden acceder.
  • Un sistema de “entity rules” que definen los patrones de acceso a datos y permiten definir de forma independiente de las aplicaciones que subconjuntos de los mismos son accesibles.
  • El sistema de asignación de “entity rules” a usuarios.
  • Un sistema de protección de operaciones SOAP de modo que no todos los servicios están disponibles a todos los usuarios.
  • Trazabilidad: El sistema de log permite en todo momento trazar operaciones de consulta e incluso operaciones de transacción pudiendo determinar qué dato ha consultado determinada persona o qué cambios ha realizado en un registro de una tabla determinada.

Y en caso de pérdida o robo del dispositivo, el responsable del sistema dispone de la posibilidad de bloquear el acceso e incluso de enviar un mensaje SMS de destrucción de los datos almacenados localmente.

Beneficios

Axional Mobile AES ofrece soporte a cualquier organización vinculada a la gestión de instalaciones aeroportuarias para la gestión de la seguridad de un modo exhaustivo, integrado, coordinado y basado en los posibles riesgos.

Sus beneficios destacados son:

  • Mitigar riesgos eficientemente
    • Documentación y auditoría del de riesgo de personal propio.
    • Capacidad de incrementar el número de inspecciones de campo sin incremento de personal.
    • Alertas basadas en cruces de información.
  • Alinear el énfasis en seguridad con los riesgos
    • Minimizar costes operativos de inspección.
    • Proporcionar contexto y pruebas en casos de comportamiento fraudulento.
    • Flexibilidad para escoger el número de comprobaciones sobre empleados del aeropuerto, basado en datos históricos.
  • Mejora del uso de la información
    • Realizar seguimientos de la eficiencia de los inspectores en función de diversos parámetros.
    • Potentes herramientas para reporting y análisis.